(1 votes, average: 5,00 out of 5)

Loading...

Mục Lục

Toggle

Giới Thiệu

Trong ngày thứ hai của chúng ta, chúng ta sẽ đi sâu vào vai trò quan trọng của người quản lý dự án và những kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ này một cách hiệu quả. Người quản lý dự án đóng vai trò trung tâm trong việc điều hành và điều phối các hoạt động của dự án, đảm bảo rằng mục tiêu được đạt được theo kế hoạch và trong ngân sách. Đồng thời, họ cũng phải có khả năng lãnh đạo và hướng dẫn để thúc đẩy sự hợp tác và hiệu suất làm việc của nhóm dự án.

Để thực hiện vai trò này một cách hiệu quả, người quản lý dự án cần phải sở hữu một loạt các kỹ năng cần thiết như kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, quản lý thời gian, và quản lý rủi ro. Trong ngày hôm nay, chúng ta sẽ đi sâu vào từng khía cạnh của vai trò này và tìm hiểu cách áp dụng các kỹ năng này trong thực tế của quản lý dự án.

Vai Trò Của Người Quản lý Dự Án

Vai trò số 1: Tổng giám đốc của một công ty

Một người quản lý dự án, tương tự như làm CEO của một công ty.

1. Sở Hữu và Trách Nhiệm: 
   • Mang tinh thần trách nhiệm cao, chủ động sở hữu dự án và các quyết định quan trọng.
   • Hiểu rõ rằng thành công hay thất bại của dự án phụ thuộc vào vai trò và quyết định của bản thân.
2. Quyền Lực Hạn Chế, Trách Nhiệm Tối Cao:
   • Nhận thức được quyền hạn nhất định nhưng không phải tuyệt đối, song song với trách nhiệm tối cao cho sự thành công của dự án.
   • Phải giải trình kết quả dự án trước chủ sở hữu dự án và cấp trên, tương tự như báo cáo với hội đồng quản trị.
3. Hợp Tác và Đàm Phán:
   • Kỹ năng đàm phán và hợp tác hiệu quả với các bên liên quan là yếu tố then chốt.
   • Thu thập ý kiến, sự đồng thuận và tận dụng chuyên môn của các bên liên quan để hoàn thành mục tiêu dự án.
4. Chuyên Môn trong Quản Lý Dự Án: 
   • Nắm vững kiến thức và kỹ năng chuyên môn trong lĩnh vực quản lý dự án.
   • Trau dồi kỹ năng liên tục để áp dụng phương pháp tối ưu, hướng đến mục tiêu dự án.
5. Thể Hiện Sự Lãnh Đạo và Sở Hữu: 
   • Thể hiện vai trò lãnh đạo, định hướng và truyền cảm hứng cho đội ngũ.
   • Cam kết mạnh mẽ với thành công của dự án, đồng thời chịu trách nhiệm hoàn toàn về phương pháp quản lý và đội ngũ thực hiện.
   • Mục tiêu hướng đến việc hoàn thành các yếu tố dự án thông qua quản lý hiệu quả và khả năng lãnh đạo xuất sắc.

Tóm lại, người quản lý dự án đảm nhận vai trò lãnh đạo, đóng vai trò trụ cột, dẫn dắt dự án đến thành công thông qua tinh thần trách nhiệm cao, khả năng lãnh đạo hiệu quả, kỹ năng chuyên môn và tinh thần hợp tác với các bên liên quan.

Vai trò số 2: Người tích hợp dự án

Vai trò thứ hai trong quản lý dự án là “Người tích hợp dự án”. Các quy trình và công cụ trong quản lý dự án thường được phân chia và cô lập. Mỗi quy trình đòi hỏi thông tin khác nhau ở định dạng khác nhau. Như một người quản lý dự án, bạn cần phải tạo ra một tổng thể hòa hợp từ những mảnh ghép này.

Cụ thể, hãy xem một ví dụ về việc chuyển đổi thông tin tự do thành các thuật ngữ quản lý dự án như “yêu cầu,” “phạm vi công việc,” “ước lượng,” vv. sau đó, bạn cần phải ghi lại những thuật ngữ này trong phần mềm quản lý dự án của mình dưới dạng nhiệm vụ và bao gồm chúng trong kế hoạch dự án. Tất cả những hoạt động này đều là sự tích hợp dự án và diễn ra liên tục trên tất cả các cấp độ của công việc dự án.

Có 4 cấp độ của sự tích hợp:

1. Mức độ mục tiêu: Tích hợp ở mức độ mục tiêu định nghĩa và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều đồng ý với mục tiêu của dự án.
2. Mức độ các bên liên quan: Tích hợp ở mức độ các bên liên quan, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có cùng thông tin về mọi khía cạnh của dự án.
3. Mức độ quy trình và công cụ: Tích hợp ở mức độ quy trình và công cụ, đảm bảo rằng các quy trình và công cụ hoạt động cùng nhau.
4. Mức độ môi trường: Tích hợp ở mức độ môi trường, đảm bảo phương pháp quản lý dự án của bạn hoạt động hòa hợp với môi trường của tổ chức bạn.

Mỗi mức độ này đều đòi hỏi sự tích hợp của các khía cạnh khác nhau trong quản lý dự án, từ mục tiêu đến quy trình, công cụ, và môi trường tổ chức. Ví dụ, khi có yêu cầu thay đổi từ khách hàng, bạn cần phải kiểm tra ảnh hưởng của yêu cầu này trên tất cả các khía cạnh của dự án và thông báo cho các bên liên quan về các thay đổi.

Mặc dù tích hợp có thể là một công việc phức tạp và đòi hỏi nhiều nỗ lực, nhưng nó đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo dự án thành công. Nhờ có sự tích hợp hiệu quả, các mục tiêu dự án được hoàn thành một cách thống nhất, các bên liên quan được cập nhật đầy đủ thông tin, và các quy trình và công cụ hoạt động trơn tru trong môi trường tổ chức.

Người tích hợp dự án đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các yếu tố khác nhau của dự án, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và hướng đến mục tiêu chung. Kỹ năng tích hợp hiệu quả là yếu tố then chốt để thành công trong quản lý dự án.

Vai trò số 3: Người hỗ trợ

Vai trò của “Người hỗ trợ” trong quản lý dự án không thể phủ nhận sự quan trọng của việc tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động dự án. Dưới đây là một số điểm chính:

1. Tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp:
   • Nhà quản lý dự án đóng vai trò trung gian, thúc đẩy giao tiếp cởi mở và chuyên nghiệp giữa các thành viên trong nhóm.
   • Họ đảm bảo mọi người hiểu rõ mục tiêu, vai trò, trách nhiệm và ràng buộc của dự án.
   • Kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu và giải quyết mâu thuẫn là yếu tố then chốt để tạo môi trường giao tiếp hiệu quả.
2. Phát triển kỹ năng mềm: 
   • Kỹ năng mềm như lãnh đạo, quản lý, đàm phán và giao tiếp là vô cùng cần thiết cho người hỗ trợ.
   • Họ cần tạo dựng tinh thần đoàn kết, khuyến khích hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm.
   • Kỹ năng truyền cảm hứng và thúc đẩy tinh thần làm việc là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu suất chung.
3. Hỗ trợ và giáo dục:
   • Thay vì áp đặt, người hỗ trợ cần giải thích lợi ích của việc tuân thủ kế hoạch dự án, sử dụng công cụ và kỹ thuật phù hợp.
   • Họ cung cấp hướng dẫn, đào tạo và hỗ trợ để đảm bảo mọi người sử dụng hiệu quả các công cụ và kỹ thuật được áp dụng.
   • Trao quyền cho thành viên nhóm tự chủ trong công việc, khuyến khích sáng tạo và đóng góp ý kiến.
4. Tinh thần chủ động:
   • Người hỗ trợ tạo điều kiện cho sự tương tác chuyên nghiệp, phát triển kỹ năng mềm, biến các thành viên thành người chủ động sử dụng phương pháp quản lý dự án.
   • Cách tiếp cận này thúc đẩy tinh thần trách nhiệm, nâng cao hiệu suất và thành công của dự án.
   • Vai trò của người hỗ trợ không chỉ giới hạn ở việc điều hành dự án mà còn tạo môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ phát triển toàn diện cho nhóm.

Với vai trò của mình như là một người hướng dẫn, bạn không chỉ là người đơn thuần điều hành dự án mà còn là người tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ cho sự phát triển của toàn bộ nhóm dự án.

Vai trò số 4: Người giao tiếp chủ động

Vai trò của “Người giao tiếp chủ động” trong quản lý dự án là vô cùng quan trọng để đảm bảo sự hiểu biết và tương tác hiệu quả giữa các bên liên quan. Dưới đây là một số điểm chính:

1. Đảm bảo thông tin đầy đủ và kịp thời:
   • Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và cập nhật liên tục cho tất cả các bên liên quan để đảm bảo mọi người nắm bắt được tiến độ, vấn đề và thay đổi của dự án.
   • Trao đổi cởi mở từ đầu giúp giải quyết mâu thuẫn tiềm ẩn và xây dựng sự đồng thuận sớm nhất có thể
2. Thu thập và chia sẻ thông tin: 
   • Tích cực thu thập thông tin từ tất cả các chuyên gia tham gia dự án, bao gồm quan điểm, ý kiến và chuyên môn của họ.
   • Chia sẻ kiến thức thu thập được với các bên liên quan một cách hiệu quả để hình thành tầm nhìn chung về dự án, mục tiêu và thách thức.
3. Tạo điều kiện cho việc đặt câu hỏi và thảo luận:
   • Tạo môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích mọi người đặt câu hỏi, thảo luận và chia sẻ ý kiến một cách thoải mái.
   • Giải quyết các vấn đề một cách minh bạch và xây dựng sự đồng thuận giữa các bên liên quan.
4. Liên kết giữa thế giới kỹ thuật và kinh doanh:
   • Biên dịch yêu cầu, mục tiêu và mong muốn của chủ dự án sang ngôn ngữ kỹ thuật phù hợp cho nhóm thực hiện.
   • Ngược lại, truyền đạt kết quả kỹ thuật, tiến độ và rủi ro tiềm ẩn một cách dễ hiểu cho các bên liên quan phi kỹ thuật.
5. Khởi xướng giao tiếp:
   • Chủ động tạo điều kiện cho giao tiếp diễn ra thường xuyên, thúc đẩy trao đổi thông tin và thảo luận cởi mở.
   • Sẵn sàng đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề, giải quyết hiểu lầm và đảm bảo mọi người cùng hiểu về dự án.

“Người giao tiếp chủ động” đóng vai trò then chốt trong việc kết nối các bên liên quan, thúc đẩy hợp tác, xây dựng niềm tin và đảm bảo sự thành công của dự án. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả, tinh thần trách nhiệm và thái độ cầu tiến là những phẩm chất cần thiết cho vai trò quan trọng này.

Vai trò số 5: Người giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp

Trong quản lý dự án, kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng. Một nhà quản lý dự án cần chủ động tiếp cận và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn, đồng thời tạo điều kiện cho các thành viên trong nhóm và các bên liên quan làm tương tự. Dưới đây là một số điểm chính về vai trò này:

1. Thúc đẩy văn hóa giải quyết vấn đề:
   • Thay vì né tránh hoặc đổ lỗi, hãy khuyến khích mọi người cởi mở chia sẻ vấn đề và đề xuất giải pháp.
   • Tạo môi trường làm việc an toàn, nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi nêu ra lo ngại mà không sợ bị phán xét hay trừng phạt.
   • Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giải quyết vấn đề ngay từ đầu để tránh những hậu quả nghiêm trọng hơn về sau.
2. Kỹ năng giải quyết vấn đề cá nhân:
   • Trau dồi kỹ năng xác định, phân tích và đánh giá gốc rễ của vấn đề.
   • Sáng tạo và linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
   • Khả năng lập kế hoạch và triển khai giải pháp hiệu quả, đồng thời theo dõi và đánh giá kết quả.
3. Khuyến khích giải quyết vấn đề nhóm:
   • Khuyến khích thảo luận cởi mở và hợp tác trong nhóm để cùng nhau giải quyết vấn đề.
   • Tận dụng trí tuệ tập thể để tìm ra giải pháp tối ưu, đa dạng và sáng tạo.
   • Giao quyền cho các thành viên nhóm tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề, nâng cao tinh thần trách nhiệm và chủ động.
4. Giải quyết vấn đề liên quan đến bên liên quan:
   • Duy trì giao tiếp cởi mở và minh bạch với các bên liên quan để kịp thời nhận diện và giải quyết vấn đề tiềm ẩn.
   • Kỹ năng đàm phán và thương lượng để đạt được thỏa thuận chung và giải pháp win-win cho tất cả các bên.
   • Xây dựng mối quan hệ tin tưởng và hợp tác lâu dài với các bên liên quan.
5. Kỹ năng phòng ngừa vấn đề:
   • Lường trước các rủi ro tiềm ẩn và chủ động xây dựng kế hoạch phòng ngừa.
   • Áp dụng các biện pháp kiểm soát hiệu quả để giảm thiểu nguy cơ xảy ra vấn đề.
   • Liên tục học hỏi và cập nhật kiến thức, kỹ năng để thích ứng với những thay đổi và thách thức mới.

Kỹ năng giải quyết vấn đề chuyên nghiệp là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công cho dự án. Một nhà quản lý dự án hiệu quả cần chủ động giải quyết vấn đề, tạo điều kiện cho tinh thần trách nhiệm trong nhóm và xây dựng văn hóa giải quyết vấn đề hiệu quả để hướng đến mục tiêu chung.

Trách Nhiệm Của Người Quản lý Dự Án

Bây giờ hãy nói về trách nhiệm của người quản lý dự án. Trách nhiệm là một cái gì đó nhiệm vụ của bạn là phải giải quyết. Đó là một phần trong mô tả công việc của bạn. Và đây là sự thật: Không có danh sách được tiêu chuẩn hóa trách nhiệm của người quản lý. Thay vào đó, mọi công ty đều mô tả trách nhiệm chính dựa trên nhu cầu, văn hóa và hiểu biết của họ về quản lý dự án.

Dưới đây là một danh sách các trách nhiệm chi tiết cho một người quản lý dự án, bao gồm nhiều khía cạnh của quản lý dự án từ khởi đầu đến kết thúc dự án. Hãy đi qua từng trách nhiệm:

1. Chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công của dự án: Người quản lý dự án chịu trách nhiệm cuối cùng đảm bảo sự thành công của dự án.
2. Điểm liên lạc chính với chủ dự án: Hành động như người liên lạc chính giữa nhóm dự án và chủ dự án, đảm bảo sự giao tiếp rõ ràng và hiệu quả.
3. Khuyến khích môi trường làm việc hiệu quả và hợp tác: Khuyến khích một môi trường thuận lợi cho hợp tác giữa các thành viên nhóm.
4. Kiểm soát và tăng cường những ảnh hưởng tích cực của sự khác biệt văn hóa: Quản lý sự khác biệt văn hóa trong nhóm và tận dụng sự đa dạng cho kết quả tích cực của dự án.
5. Đảm bảo sự tương tác chuyên nghiệp giữa nhóm và các bên liên quan: Duy trì sự chuyên nghiệp trong giao tiếp giữa nhóm dự án và các bên liên quan.
6. Đảm bảo sự hợp tác trong nhóm: Khuyến khích sự làm việc nhóm và hợp tác giữa các thành viên nhóm để đạt được mục tiêu của dự án.
7. Giải quyết xung đột cá nhân: Định rõ và giải quyết các xung đột cá nhân trong nhóm để duy trì một môi trường làm việc hòa hợp.
8. Bắt buộc trách nhiệm cá nhân: Đòi hỏi các thành viên nhóm chịu trách nhiệm với nhiệm vụ và trách nhiệm được giao.
9. Bảo vệ nhóm khỏi chính trị nội bộ: Bảo vệ nhóm dự án khỏi các vấn đề chính trị nội bộ trong tổ chức có thể làm gián đoạn tiến trình dự án.
10. Hỗ trợ trong quá trình trước bán hàng: Cung cấp hỗ trợ trong quá trình trước bán hàng, đóng góp kiến thức về quản lý dự án vào quá trình đề xuất.
11. Giúp soạn thảo điều lệ dự án: Đóng góp vào việc phát triển điều lệ dự án, đề xuất mục tiêu, phạm vi dự án và các bên liên quan.
12. Xác định tất cả các bên liên quan chính: Xác định và tương tác với tất cả các bên liên quan quan trọng tham gia vào dự án.
13. Phát triển chiến lược làm việc với tất cả các bên liên quan: Tạo ra chiến lược để tương tác hiệu quả với các bên liên quan trong suốt vòng đời của dự án.
14. Lựa chọn quy trình phù hợp cho dự án: Chọn lựa các quy trình quản lý dự án và phương pháp phù hợp dựa trên yêu cầu của dự án.
15. Thiết lập sự hợp tác với các nhóm toàn cầu và ảo: Thiết lập các kênh và công cụ hợp tác để giao tiếp và phối hợp hiệu quả với các nhóm toàn cầu và ảo.
16. Giải thích vòng đời dự án và quy trình cho các bên liên quan: Giáo dục các bên liên quan về vòng đời của dự án và các quy trình quản lý dự án để đảm bảo sự hiểu biết và sự thống nhất.
17. Điều phối công việc giữa dự án và các bên liên quan chính: Tạo điều kiện cho việc phối hợp và sự thống nhất giữa nhóm dự án và các bên liên quan chính.
18. Tích hợp tất cả các phần của dự án thành một thể: Đảm bảo tích hợp mượt mà của tất cả các phần của dự án để tạo ra kết quả tổng thể.
19. Làm việc với các bên liên quan để xác định ràng buộc và giả thuyết: Hợp tác với các bên liên quan để xác định và quản lý các ràng buộc và giả thuyết của dự án.
20. Chịu trách nhiệm soạn thảo kế hoạch quản lý dự án: Phát triển và duy trì kế hoạch quản lý dự án chi tiết để hướng dẫn thực hiện dự án.
21. Dẫn dắt và tạo điều kiện cho quá trình lập kế hoạch: Dẫn dắt và hỗ trợ quá trình lập kế hoạch dự án để đảm bảo sự tham gia và sự thống nhất của nhóm và các bên liên quan.
22. Xác định phụ thuộc của các hoạt động dự án: Xác định và quản lý các phụ thuộc giữa các hoạt động dự án để đảm bảo sự thực hiện hợp lý và liên tục.
23. Bắt buộc quy trình quản lý rủi ro: Thực hiện và giám sát các quy trình quản lý rủi ro để giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro lên dự án.
24. Phân tích dự trù thời gian và chi phí yêu cầu: Xác định và phân tích dự trù thời gian và chi phí cần thiết cho dự án.
25. Xác định mức độ chất lượng yêu cầu cho các dự án: Xác định và xác định mức độ chất lượng yêu cầu cho các dự án để đảm bảo việc cung cấp sản phẩm đáp ứng chất lượng.
26. Lựa chọn và kiểm soát các quy trình có thể cung cấp chất lượng yêu cầu: Lựa chọn và kiểm soát các quy trình và phương pháp có thể cung cấp chất lượng yêu cầu cho dự án.
27. Chịu trách nhiệm phát triển một lịch trình thực tế: Phát triển và duy trì lịch trình thực tế để hướng dẫn thực hiện dự án.
28. Tham gia vào các quy trình mua sắm: Tham gia vào các quy trình mua sắm để đảm bảo việc tiếp nhận tài nguyên cần thiết cho dự án.
29. Tạo lập kế hoạch quản lý thay đổi: Phát triển kế hoạch quản lý thay đổi để quản lý và kiểm soát các yêu cầu thay đổi trong quá trình dự án.
30. Chủ động tránh các thay đổi đối với các cơ sở dự án đã được phê duyệt: Đảm bảo rằng không có thay đổi không cần thiết nào được thực hiện đối với các cơ sở dự án đã được phê duyệt.
31. Kiểm soát việc thực thi các thay đổi được phê duyệt: Kiểm soát quá trình thực thi các yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt và đảm bảo tính liên tục của dự án.
32. Hỗ trợ nhóm trong quá trình thực thi dự án: Cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn cho nhóm trong quá trình thực thi dự án để đảm bảo sự thực hiện hiệu quả.
33. Làm việc với các bên liên quan để đáp ứng mong đợi của họ: Tương tác với các bên liên quan để đảm bảo rằng các mong đợi của họ được đáp ứng.
34. Đảm bảo rằng khách hàng chấp nhận được các sản phẩm được giao: Làm việc với nhóm để đảm bảo rằng khách hàng chấp nhận được các sản phẩm và dịch vụ được giao.
35. Làm việc với nhóm để duy trì gần nhất có thể với kế hoạch: Hỗ trợ nhóm trong việc duy trì thời gian và kinh phí dự án gần nhất có thể với kế hoạch dự án.
36. Đưa dự án tiến gần hơn đến mục tiêu hàng ngày: Đẩy dự án tiến gần hơn đến mục tiêu hàng ngày thông qua quản lý hoạt động hàng ngày.
37. Sử dụng các chỉ số để kiểm soát tiến độ dự án: Sử dụng các chỉ số và dữ liệu để kiểm soát tiến độ của dự án và đảm bảo tính liên tục.
38. Truyền đạt tiến độ dự án cho các bên liên quan chính: Thông tin và báo cáo tiến độ dự án cho các bên liên quan chính để đảm bảo sự thông tin đầy đủ.
39. Duy trì sự tập trung của nhóm vào quản lý rủi ro trong suốt dự án: Khuyến khích và duy trì sự tập trung của nhóm vào quản lý và giảm thiểu rủi ro trong suốt dự án.
40. Dành thời gian để cải thiện quy trình: Xác định và triển khai cải tiến cho quy trình dự án để tăng cường hiệu suất.
41. Làm việc để cải thiện chất lượng dự án và sản phẩm: Phát triển và triển khai các biện pháp nhằm cải thiện chất lượng của dự án và sản phẩm.
42. Khuyến khích nhóm dự án: Khuyến khích và hỗ trợ sự động viên và cam kết của nhóm dự án.
43. Đảm bảo rằng mọi người rời dự án với tinh thần hứng khởi: Đảm bảo rằng mọi thành viên nhóm rời dự án với tinh thần hứng khởi và sự hài lòng về kết quả.
44. Khuyến khích các hoạt động xây dựng đội nhóm: Khuyến khích và hỗ trợ các hoạt động xây dựng đội nhóm để tăng cường sự gắn kết và hiệu suất của nhóm.
45. Diễn giải tầm nhìn về dự án và sản phẩm thành công: Phát triển và chia sẻ tầm nhìn cá nhân về dự án và sản phẩm thành công.
46. Phát triển thành viên nhóm cho lợi ích của cả dự án và tổ chức: Phát triển và hỗ trợ sự phát triển của các thành viên nhóm để đảm bảo lợi ích của cả dự án và tổ chức.
47. Tổ chức đánh giá hiệu suất: Tổ chức và thực hiện đánh giá hiệu suất cho các thành viên nhóm và nhóm dự án.
48. Giải quyết vấn đề: Xác định, đánh giá và giải quyết các vấn đề và rủi ro phát sinh trong suốt dự án.
49. Kiểm soát dự án trong tất cả các khía cạnh (phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro, chất lượng, vv.): Đảm bảo kiểm soát toàn diện của dự án trong mọi khía cạnh quan trọng như phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro, và chất lượng.
50. Phân tích sự khác biệt với kế hoạch quản lý dự án: Phân tích và đánh giá sự khác biệt giữa hiệu suất thực tế và kế hoạch quản lý dự án.
51. Xác định xem có cần yêu cầu thay đổi để điều chỉnh lại quỹ đạo không: Xác định xem liệu có cần yêu cầu thay đổi để điều chỉnh lại quỹ đạo của dự án hay không.
52. Thực hiện kết thúc dự án: Thực hiện và hoàn thành các hoạt động cần thiết để kết thúc dự án.
53. Đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ hợp đồng được hoàn tất: Đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ hợp đồng được hoàn tất và đóng góp vào việc kết thúc dự án.
54. Ghi chép những bài học học được: Ghi chép và tổng hợp những bài học học được từ dự án để cải thiện cho các dự án tương lai.
55. Cập nhật cơ sở kiến thức của tổ chức: Cập nhật cơ sở kiến thức của tổ chức với các bài học và thông tin từ dự án.

Đây là một danh sách toàn diện về các trách nhiệm của một người quản lý dự án, bao gồm nhiều khía cạnh quan trọng của việc quản lý và điều hành một dự án thành công.

Trách nhiệm chính của người quản lý dự án là tổ chức và động viên mọi người thực hiện công việc một cách kiểm soát để đạt được mục tiêu của dự án. Điều này là lĩnh vực chuyên môn của bạn. Bạn nên dành thời gian và công sức để giúp đỡ người khác hoàn thành công việc của họ đúng hạn. Bạn cũng nên dành thời gian suy nghĩ về cách cải thiện cơ hội thành công của dự án và cách đạt được mục tiêu của dự án.

Bây giờ hãy đi sâu vào. Hãy thảo luận vì sao các công ty đặt các trách nhiệm cụ thể trong mô tả công việc. Tại sao họ muốn bạn thực hiện những hoạt động cụ thể?

Trước hết, bạn sẽ không thấy một mô tả công việc với một danh sách đầy đủ mọi thứ bạn nên làm. Tuy nhiên, trên tất cả các mô tả công việc, bạn sẽ thấy rằng bạn chịu trách nhiệm về thành công tổng thể của dự án hoặc thậm chí cả doanh nghiệp với khách hàng.

Vì vậy, bạn chịu trách nhiệm về mọi thứ trong dự án. Đó là lý do tại sao tôi khuyến khích xem nó như một mô hình hành vi và tư duy.

Bây giờ, hãy thảo luận về một số trách nhiệm chính mà thực sự làm cho bạn trở thành một người quản lý dự án.

#1: Bạn được giao trách nhiệm xác định mục tiêu dự án

Tại sao trách nhiệm này lại thuộc về bạn, không phải của chủ dự án? Tại sao nhà tuyển dụng muốn bạn xác định rõ mục tiêu của dự án? Đằng sau câu nói: “Nếu một người không biết mình đang đi tới cảng nào, thì không có gió nào là có lợi.” – Lucius Annaeus Seneca, là sự nhấn mạnh về sự quan trọng của việc mục tiêu dự án được xác định rõ ràng. Rút gọn bằng AI

Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn biết đường đi nào sẽ mang lại sự hài lòng cho khách hàng của bạn. Trong trường hợp ngược lại, mặc dù bạn có tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ xuất sắc, nhưng sẽ thiếu sót một điều nhỏ nhoi. Chủ dự án thường chỉ nhớ và tập trung vào khía cạnh tiêu cực này. Shorten with AI

Do đó, việc kiểm soát mong đợi của họ về những gì bạn sẽ giao là cực kỳ quan trọng. Hơn nữa, một phần quan trọng khác của trách nhiệm này là bạn chỉ nên sử dụng nguồn lực được phân bổ cho các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của khách hàng. Bất kỳ công việc khác mà các bên liên quan cố gắng áp đặt lên bạn đều không được ưu tiên. Rút gọn bằng AI

Tóm lại, việc hiểu rõ mục tiêu của dự án giúp bạn tập trung vào việc cung cấp đúng những gì chủ dự án muốn, tạo ra sự hài lòng và niềm tin từ phía họ, là cơ sở để họ tiếp tục hợp tác và hỗ trợ bạn trong tương lai.Shorten with AI

#2: Bạn được giao trách nhiệm lập kế hoạch dự án

Nói chung, bạn chịu trách nhiệm tăng cơ hội thành công của dự án. Một trong những cách tốt nhất để làm điều đó là bằng cách mô phỏng việc thực thi dự án. Lập kế hoạch chính là điều đó. Bạn cố gắng suy nghĩ qua dự án từ đầu đến cuối.

Bạn tạo ra biểu đồ Gantt để cho bạn thấy luồng công việc, cách chúng phụ thuộc vào nhau và các sự kiện khác trên lịch.
Bạn tính toán ngân sách và dòng tiền để đảm bảo bạn có đủ tiền để hỗ trợ tất cả các hoạt động cần thiết trong suốt toàn bộ dự án.
Bạn cố gắng tưởng tượng tất cả các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình. Hơn nữa, bạn chuẩn bị các biện pháp phòng ngừa trước.

Làm điều này cho tất cả các khía cạnh của một dự án, bao gồm giao tiếp, động viên, sự hợp tác với các bên liên quan, phát triển con người, v.v. Điều này sẽ chứng minh rằng bạn có thể đạt được các mục tiêu của dự án trong các ràng buộc đã cho.

Tại sao bạn cần một kế hoạch dự án vững chắc?

Điều này liên quan đến động lực. Nói chung, mọi người không muốn cố gắng vượt qua đích đến nếu họ không thể nhìn thấy nó. Họ rời bỏ nếu họ không tin rằng công việc có thể thực hiện được.

Đó là lý do tại sao bạn phân chia một dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Sau đó, bạn chia nhỏ hơn nữa thành các nhiệm vụ riêng lẻ cho mỗi người. Bây giờ, mọi người đều có một kế hoạch bước đi (hoặc từng nhiệm vụ) về cách xử lý nhiệm vụ lớn: Giờ đây, nó không còn đáng sợ nữa.

Tương tự, các bên liên quan cần cảm thấy rằng bạn có khả năng dẫn dắt dự án đến thành công. Hãy nhớ rằng tất cả họ đều có mục tiêu riêng của họ. Đó là lý do tại sao họ sẽ muốn liên kết công việc của họ với một dự án thành công: Điều này sẽ lấy được sự hỗ trợ của họ trong quá trình thực thi.

#3: Bạn được giao trách nhiệm thực hiện kế hoạch của mình

Bạn chịu trách nhiệm tuân thủ kế hoạch của chính mình. Hơn nữa, bạn còn phải đảm bảo rằng người khác cũng tuân thủ kế hoạch của bạn. Dĩ nhiên, bạn thực hiện điều này thông qua lãnh đạo và động viên, không phải qua quyền lực hoặc chức vụ. Nhưng điều này phức tạp hơn là vẻ bề ngoài.

Khi một dự án đang diễn ra, có hàng trăm sự kiện và yếu tố có thể gây trục trặc cho kế hoạch. Kết quả là, những người quản lý dự án không có kinh nghiệm sẽ hoặc bỏ kế hoạch hoặc bắt đầu can thiệp vào nó quá thường xuyên. Ngược lại, những người quản lý dự án có kinh nghiệm cố gắng làm mọi thứ có thể để đưa mọi thứ trở lại kế hoạch ban đầu. Thay đổi nó là biện pháp cuối cùng, khi mọi thứ đã đi quá xa khỏi quỹ đạo.

Nếu bạn không tuân thủ kế hoạch dự án ban đầu của mình, bạn bỏ qua tất cả các lợi ích của quản lý dự án. Bạn không thể quản lý các hoạt động hàng ngày với một cái nhìn đúng đắn về tương lai. Sớm muộn, bạn sẽ rơi vào trạng thái dập lửa cấp bách.

#4: Bạn được giao trách nhiệm kiểm soát dự án

Lý do kỹ thuật chính mà bạn cần một kế hoạch dự án là để so sánh tiến độ hiện tại của bạn với kế hoạch ban đầu. Một kế hoạch dự án rõ ràng nêu rõ công việc mà nhóm dự án sẽ thực hiện vào một ngày nhất định và chi phí dự kiến.

Nếu không có một kế hoạch, bạn chỉ có thể nêu lên số tiền ngân sách và thời gian bạn đã tiêu cho các hoạt động khác nhau cho đến nay. Nhưng điều này không trả lời được các câu hỏi chính: Tiến triển hiện tại có tốt không? Chúng ta đang tiến hành theo hướng đích đến không? Chúng ta thậm chí đang theo đuổi mục tiêu mà chúng ta đã lập kế hoạch không?

Đó chính xác là lý do tại sao tôi tin rằng báo cáo tiến độ của bạn nên khá đơn giản. Chúng nên chỉ nêu rõ liệu dự án có đang tiến triển theo kế hoạch quản lý dự án hay không.

Ngoài ra, nếu bạn không so sánh kế hoạch ban đầu của mình với tiến độ thực tế, bạn sẽ không bao giờ biết được kỹ năng quản lý dự án của mình tốt đến đâu.

#5: Bạn được giao trách nhiệm phát triển liên tục

Một lần nữa – bạn chịu trách nhiệm cải thiện cơ hội thành công cho dự án của mình. Phát triển kỹ năng của riêng bạn là một đóng góp quan trọng. Khi bạn đọc bài viết này, bạn đã có tư duy đúng đắn rồi. Điều này liên quan đến tất cả các dự án xung quanh bạn: Dự án hiện tại của bạn. Dự án tiếp theo của bạn. Các dự án mà đồng nghiệp của bạn đang dẫn dắt ngay bây giờ. Đó là lý do tại sao, trong mỗi dự án, bạn cần học được những bài học quý báu.

Vì vậy, dù có quy trình như vậy trong tổ chức hoặc không, bạn nên tiến hành học hỏi này cho sự phát triển của riêng bạn. Tại sao? Bạn không bao giờ biết dự án tiếp theo sẽ là gì. Dự án hiện tại của bạn là một môi trường đào tạo cho dự án lớn và phức tạp hơn tiếp theo của bạn. Ngược lại, không phải là điều tuyệt vời khi luôn có ai đó có thể chia sẻ một vài mẹo về quản lý dự án? Tại sao người này không thể là bạn? Hãy trở thành người được gọi là và đóng góp của bạn vào nghề quản lý dự án.

Bài tập đánh giá

Khả năng của bạn để thực hiện một trách nhiệm cho thấy sự năng lực của bạn. Vì vậy, để phát triển kỹ năng chuyên môn, đầu tiên hãy đánh giá khả năng của bạn để thực hiện các trách nhiệm từ danh sách trên. Sau đó, bạn có thể đánh giá chúng theo các cấp độ: không, mới bắt đầu, trung cấp, chuyên gia. Hoặc bạn có thể đơn giản là đánh dấu “Có” hoặc “Không”.

Mục tiêu tiếp theo của bạn là phát triển kỹ năng và kiến ​​thức cho tất cả các trách nhiệm, ít nhất ở mức độ mới bắt đầu. Sau đó, bạn có thể đi sâu vào từng trách nhiệm, một cách từng bước.

Tuy nhiên, danh sách không phải là một danh sách toàn diện. Ví dụ, trong môi trường của bạn, bạn có thể cần kỹ năng tiền bán hàng hoặc quản lý chất lượng đặc biệt. Dù trong mọi trường hợp, bạn nên tuân theo cùng một mẫu học tập.

PM4U sẽ giúp bạn học được hầu hết các kỹ năng cứng của quản lý dự án mà bạn cần.

Kỹ Năng Cần Thiết Của Người Quản lý Dự Án

1. Giao Tiếp (Communication): Khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả đến các thành viên nhóm, các bên liên quan và các bên khác có liên quan đến dự án.
2. Lắng Nghe Chủ Động (Active Listening): Tích cực tham gia khi người khác nói, thể hiện sự hiểu biết và cung cấp phản hồi phù hợp, từ đó tạo ra một môi trường giao tiếp và hợp tác tốt hơn.
3. Đàm Phán (Negotiation): Khả năng thảo luận và đạt được thỏa thuận hoặc sự nhượng bộ với các bên liên quan khác nhau để đạt được các kết quả có lợi cho cả dự án.
4. Ảnh Hưởng (Influence): Thuyết phục và động viên người khác hỗ trợ các mục tiêu của dự án, ngay cả khi không có quyền lực chính thức, bằng cách truyền đạt một cách hiệu quả tầm nhìn và lợi ích của dự án.
5. Mạng Lưới Quan Hệ (Networking): Xây dựng và duy trì các mối quan hệ với cá nhân hoặc nhóm bên ngoài nhóm dự án để thu thập sự hỗ trợ, tài nguyên hoặc thông tin có thể có lợi cho dự án.
6. Giải Quyết Xung Đột (Conflict Resolution): Điều chỉnh và giải quyết các xung đột hoặc mâu thuẫn một cách xây dựng và kịp thời để duy trì tiến độ của dự án.
7. Tính Linh Hoạt (Adaptability): Linh hoạt và linh hoạt đối phó với các thay đổi, thách thức bất ngờ hoặc sự thay đổi ưu tiên trong suốt vòng đời của dự án.
8. Ủy Quyền (Delegation): Giao phó nhiệm vụ và trách nhiệm cho các thành viên nhóm thích hợp dựa trên kỹ năng, khả năng và công việc, đồng thời cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cần thiết.
9. Trí Tuệ Cảm Xúc (Emotional Intelligence): Hiểu biết và quản lý cảm xúc của bản thân và hiệu quả nhận biết và phản ứng với cảm xúc của người khác để điều hành các mối quan hệ và tương tác xã hội trong dự án.
10. Xây Dựng Đội Nhóm (Team Building): Tạo ra một môi trường đội nhóm tích cực và hợp tác bằng cách tạo niềm tin, sự hợp tác và tôn trọng chung trong nhóm để nâng cao năng suất và tinh thần làm việc.
11. Lãnh Đạo (Leadership): Cung cấp hướng dẫn, chỉ đạo và động viên cho nhóm dự án để đạt được các mục tiêu của dự án, đồng thời hỗ trợ các thành viên nhóm trong việc thực hiện vai trò và trách nhiệm của họ.
12. Tránh Xung Đột (Conflict Avoidance): Thực hiện các chiến lược để ngăn chặn hoặc giảm thiểu xung đột trước khi chúng leo thang, như thiết lập kênh giao tiếp rõ ràng, thiết lập kỳ vọng và thúc đẩy sự minh bạch.
13. Quản Lý Bên Liên Quan (Stakeholder Management): Xác định, tương tác và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả với tất cả các bên liên quan trong suốt vòng đời của dự án để hiểu nhu cầu của họ, giải quyết mối quan ngại và đảm bảo sự hỗ trợ và tham gia của họ vào sự thành công của dự án.
14. Giải Quyết Vấn Đề (Problem Solving): Phân tích các vấn đề phức tạp phát sinh trong dự án và phát triển các giải pháp sáng tạo và thực tế để vượt qua chúng và duy trì tiến độ của dự án.
15. Ra Quyết Định (Decision Making): Ra quyết định thông tin và kịp thời dựa trên thông tin có sẵn, mục tiêu của dự án và đóng góp từ các bên liên quan để giải quyết các vấn đề, phân phối tài nguyên và thúc đẩy tiến trình dự án.
16. Phản Hồi (Feedback): Cung cấp phản hồi xây dựng cho các thành viên nhóm về hiệu suất của họ, tiến độ và các lĩnh vực cần cải thiện để thúc đẩy sự phát triển chuyên môn và nâng cao kết quả của dự án.
17. Kỹ Năng Trình Bày (Presentation Skills): Trình bày thông tin, cập nhật hoặc đề xuất dự án một cách hiệu quả đến các đối tượng khác nhau bằng cách dùng các kỹ thuật giao tiếp phù hợp và hỗ trợ trực quan để thu hút và thông tin cho các bên liên quan.
18. Đáng Tin Cậy (Trustworthiness): Xây dựng và duy trì sự tin cậy với các thành viên nhóm, bên liên quan và các bên tham gia dự án khác bằng cách thể hiện tính chân thành, đáng tin cậy và trách nhiệm trong tất cả các tương tác và quyết định.
19. Nhạy Cảm Với Văn Hóa (Cultural Sensitivity): Nhận thức và tôn trọng sự khác biệt văn hóa và đa dạng trong nhóm dự án và giữa các bên liên quan để tạo điều kiện cho sự bao hàm, sự hiểu biết và hợp tác hiệu quả.
20. Quản Lý Thời Gian (Time Management): Phân bổ và ưu tiên thời gian và tài nguyên một cách hiệu quả để đáp ứng các mục tiêu và hạn chế của dự án trong khi cân nhắc giữa các yêu cầu và trách nhiệm cạnh tranh.

Để trở thành một nhà quản lý dự án xuất sắc, bạn cần sở hữu một bộ kỹ năng đa dạng và toàn diện. Một số kỹ năng quan trọng nhất bao gồm:

• Kỹ năng cốt lõi:
  • Kỹ năng quản lý: Lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi, kiểm soát và lãnh đạo hiệu quả.
  • Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp rõ ràng, súc tích, thuyết phục và truyền cảm hứng.
  • Kỹ năng giải quyết vấn đề: Phân tích, xác định và giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.
  • Kỹ năng ra quyết định: Đưa ra quyết định sáng suốt và kịp thời dưới áp lực.
  • Kỹ năng quản lý rủi ro: Xác định, đánh giá và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.
• Kỹ năng chuyên môn:
  • Kiến thức về quản lý dự án: Hiểu biết về các nguyên tắc, phương pháp và công cụ quản lý dự án.
  • Kiến thức về lĩnh vực dự án: Có hiểu biết chuyên môn về lĩnh vực mà dự án hoạt động.
  • Kỹ năng sử dụng công nghệ: Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý dự án và các công cụ công nghệ khác.
• Kỹ năng mềm:
  • Làm việc nhóm: Hợp tác hiệu quả với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan.
  • Kỹ năng đàm phán: Thương lượng và đạt được thỏa thuận có lợi cho dự án.
  • Kỹ năng lãnh đạo: Truyền cảm hứng, thúc đẩy và hướng dẫn đội ngũ để hoàn thành mục tiêu chung.
  • Kỹ năng quản lý thời gian: Sắp xếp và sử dụng thời gian hiệu quả để hoàn thành công việc.
  • Kỹ năng quản lý căng thẳng: Giữ bình tĩnh và đưa ra quyết định sáng suốt dưới áp lực.
• Kỹ năng bổ trợ:
  • Ngoại ngữ: Giao tiếp bằng ngoại ngữ nếu cần thiết.
  • Sáng tạo: Tư duy sáng tạo và đưa ra giải pháp mới cho các vấn đề.
  • Tính thích nghi: Linh hoạt thích ứng với những thay đổi và học hỏi những điều mới.
  • Chuyên môn: Trau dồi kiến thức và kỹ năng chuyên môn liên tục.

Ngoài ra, một nhà quản lý dự án thành công còn cần có tinh thần trách nhiệm cao, sự cam kết và đam mê với công việc. Họ cũng cần có khả năng thích nghi với những thay đổi và học hỏi những điều mới để không ngừng nâng cao bản thân.

Bằng cách rèn luyện và phát triển những kỹ năng này, bạn có thể trở thành một nhà quản lý dự án hiệu quả và dẫn dắt dự án của mình đến thành công.

Lưu ý:

• Danh sách này không đầy đủ, và tầm quan trọng của từng kỹ năng có thể thay đổi tùy theo dự án và tổ chức cụ thể.
• Kỹ năng quản lý dự án là một lĩnh vực không ngừng phát triển, vì vậy điều quan trọng là bạn phải luôn cập nhật những xu hướng và phương pháp hay nhất mới nhất.

Con Đường Sự Nghiệp Của Người Quản lý Dự Án

Con đường sự nghiệp của một người quản lý dự án thường bắt đầu từ những bước chân đầu tiên của sự nghiệp – vị trí Project Coordinator. Ở vị trí này, họ bắt đầu tích lũy kinh nghiệm và hiểu biết cơ bản về quản lý dự án. Từ đó, họ có thể tiến lên thành các vị trí quản lý dự án cấp cao hơn, như Project Manager.

Với thời gian và kinh nghiệm tích lũy được, Project Managers tiếp tục phát triển sự nghiệp của họ bằng cách tham gia vào các dự án lớn hơn và có trách nhiệm cao hơn trong tổ chức. Họ không chỉ tích lũy thêm kinh nghiệm trong việc quản lý dự án mà còn phát triển kỹ năng lãnh đạo và quản lý, chuẩn bị cho các vị trí cấp cao hơn.

Với kinh nghiệm từ 6 đến 10 năm, Sr. Project Managers thường chuyên sâu vào các lĩnh vực chuyên môn cụ thể hoặc quản lý các dự án lớn và phức tạp hơn. Họ có thể trở thành người điều hành các dự án chiến lược và có ảnh hưởng lớn đến chiến lược tổ chức. Một số cũng có thể chuyển sang các vị trí quản lý cấp cao hơn, như Director hoặc Vice President.

Cuối cùng, với hơn 10 năm kinh nghiệm, Director Level PMs thường đảm nhận vai trò lãnh đạo chiến lược cho cả dự án và tổ chức. Họ có thể trở thành các lãnh đạo cao cấp trong tổ chức, như VP hoặc C-level executives, hoặc tiếp tục phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực quản lý dự án, trở thành chuyên gia hàng đầu trong ngành.

Dưới đây là một kế hoạch kham khảo để ứng tuyển vị trí Project Coordinator:

1. Nắm vững yêu cầu công việc: Tìm hiểu kỹ về yêu cầu công việc của vị trí Project Coordinator mà bạn muốn ứng tuyển. Điều này có thể bao gồm kiến thức về quản lý dự án, kỹ năng giao tiếp, khả năng tổ chức, và sử dụng các công cụ quản lý dự án.
2. Tạo hoặc cập nhật CV và thư xin việc: Tạo hoặc cập nhật CV và thư xin việc của bạn để phản ánh kinh nghiệm, kỹ năng và sự quan tâm của bạn đối với vị trí này. Đảm bảo rằng CV của bạn là rõ ràng, có cấu trúc, và tập trung vào những điểm mạnh của bạn liên quan đến quản lý dự án.
3. Tìm kiếm cơ hội: Duyệt qua các trang web tuyển dụng, các diễn đàn ngành nghề, và mạng xã hội chuyên ngành để tìm kiếm các cơ hội về vị trí Project Coordinator. Theo dõi các công ty hoặc tổ chức nào đang tuyển dụng cho vị trí này.
4. Nộp đơn ứng tuyển: Nộp đơn ứng tuyển cho các vị trí Project Coordinator phù hợp với bạn. Đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn ứng tuyển cụ thể của từng công ty và đính kèm tài liệu cần thiết như CV và thư xin việc.
5. Chuẩn bị cho phỏng vấn: Nếu bạn được mời phỏng vấn, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng bằng cách nghiên cứu về công ty, vị trí và các câu hỏi phỏng vấn phổ biến. Chuẩn bị câu trả lời thú vị và minh chứng cho kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.
6. Tham gia phỏng vấn: Tham dự phỏng vấn với tư cách là một ứng viên tự tin và chuyên nghiệp. Chú ý lắng nghe và trả lời câu hỏi một cách rõ ràng và thẳng thắn. Đặt câu hỏi thông minh về công việc và tổ chức để thể hiện sự quan tâm của bạn.
7. Theo dõi sau phỏng vấn: Sau khi phỏng vấn, gửi một lá thư cảm ơn cho người phỏng vấn để thể hiện sự biết ơn của bạn về thời gian họ dành cho bạn. Theo dõi lại sau đó để biết kết quả của quá trình tuyển dụng và xem xét các bước tiếp theo.

Kế hoạch kham khảo chuyển từ vị trí Project Coordinator lên vị trí Project Manager yêu cầu một loạt các bước và phát triển kỹ năng nhất định. Dưới đây là một kế hoạch kham khảo có thể áp dụng:

1. Hiểu rõ vai trò của Project Manager: Trước khi tiến lên từ vị trí Project Coordinator, bạn cần hiểu rõ những trách nhiệm và kỹ năng cần thiết của một Project Manager. Điều này bao gồm quản lý dự án tổng thể, định hình mục tiêu và kế hoạch dự án, quản lý rủi ro và tài nguyên, và làm việc chặt chẽ với các bên liên quan.
2. Tích lũy kinh nghiệm: Trong vai trò của Project Coordinator, hãy tận dụng cơ hội để học hỏi và tích lũy kinh nghiệm trong quản lý dự án. Tham gia vào các dự án đa dạng và hợp tác chặt chẽ với Project Managers hiện tại để hiểu rõ hơn về quá trình quản lý dự án.
3. Phát triển kỹ năng quản lý: Học các kỹ năng cần thiết để trở thành một Project Manager. Điều này có thể bao gồm kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, quản lý thời gian, quản lý xung đột, và quản lý nhóm.
4. Tham gia vào các khóa đào tạo: Khám phá các khóa đào tạo và chứng chỉ liên quan đến quản lý dự án. Các khóa đào tạo như PMP (Project Management Professional) có thể cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để tiến lên từ vị trí Project Coordinator.
5. Tìm kiếm cơ hội thăng tiến: Liên tục tìm kiếm cơ hội để tiến lên. Điều này có thể bao gồm việc tham gia vào các dự án lớn hơn, đảm nhận các trách nhiệm quản lý nhóm nhỏ, hoặc tham gia vào các dự án chiến lược của tổ chức.
6. Xây dựng mạng lưới và quan hệ: Xây dựng mạng lưới với các đồng nghiệp, cấp trên và các chuyên gia trong ngành để tạo ra cơ hội thăng tiến và hỗ trợ trong việc chuyển từ vị trí Project Coordinator sang Project Manager.
7. Đề xuất bản thân: Khi bạn đã có đủ kinh nghiệm và kỹ năng, hãy đề xuất bản thân cho vị trí Project Manager trong tổ chức của bạn. Tìm cách thảo luận với cấp trên của bạn về ý định và kế hoạch của bạn để tiến lên.

Dưới đây là một kế hoạch chi tiết để tiến từ vị trí Project Manager lên vị trí Senior Project Manager:

1. Nắm vững vai trò và trách nhiệm của Senior Project Manager: Trước hết, bạn cần hiểu rõ những vai trò và trách nhiệm mà một Senior Project Manager có. Điều này có thể bao gồm quản lý các dự án lớn và phức tạp hơn, lãnh đạo và hỗ trợ nhóm dự án, quản lý rủi ro và tài nguyên dự án, và tương tác với các bên liên quan cấp cao hơn.
2. Xây dựng kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết: Để tiến lên vị trí Senior Project Manager, bạn cần phát triển và củng cố các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho vị trí này. Điều này có thể bao gồm quản lý dự án, giao tiếp hiệu quả, lãnh đạo, giải quyết xung đột, quản lý thời gian và tài nguyên, và phản hồi khách hàng.
3. Chăm chỉ và hiệu quả trong công việc hiện tại: Để được xem xét cho vị trí Senior Project Manager, bạn cần chứng minh sự chăm chỉ và hiệu quả trong công việc hiện tại. Nắm vững các dự án bạn đang quản lý, đảm bảo tiến độ và chất lượng, và tạo ra kết quả tích cực cho tổ chức.
4. Học hỏi và phát triển liên tục: Liên tục học hỏi và phát triển là chìa khóa để tiến bộ trong sự nghiệp. Tham gia các khóa học, đào tạo, hoặc chứng chỉ liên quan đến quản lý dự án và kỹ năng lãnh đạo. Tìm cơ hội để học hỏi từ các Senior Project Manager hoặc người đi trước trong lĩnh vực của bạn.
5. Xây dựng mạng lưới và quan hệ: Xây dựng và duy trì mạng lưới quan hệ trong ngành công nghiệp của bạn là rất quan trọng. Tham gia các sự kiện, hội thảo, hoặc nhóm ngành nghề để kết nối với những người có thể giúp bạn tiến lên vị trí Senior Project Manager.
6. Tìm kiếm cơ hội tiến lên: Theo dõi và tìm kiếm các cơ hội tiến lên vị trí Senior Project Manager trong tổ chức của bạn hoặc tại các tổ chức khác. Nếu có cơ hội, hãy nộp đơn và tham gia quy trình tuyển dụng một cách tích cực.
7. Chuẩn bị cho vai trò mới: Nếu bạn được chọn cho vị trí Senior Project Manager, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng cho vai trò mới của bạn. Tìm hiểu về các dự án mới, người dưới quyền, và các trách nhiệm cụ thể của vị trí Senior Project Manager để bạn có thể bắt đầu một cách tự tin và hiệu quả.

Dưới đây là con đường sự nghiệp của người quản lý dự án theo góc nhìn của Project Management Professional (PMP), kèm theo các chứng chỉ phổ biến:

1. Associate Project Manager hoặc Project Coordinator: Chứng chỉ Cơ bản về Quản lý Dự án (CAPM): Chứng chỉ này của Viện Quản lý Dự án (PMI) phù hợp cho những người mới bắt đầu muốn học và hiểu về quản lý dự án.
2. Project Manager: Project Management Professional (PMP): Đây là chứng chỉ cao cấp nhất trong lĩnh vực quản lý dự án, chứng minh kỹ năng và kiến thức rộng lớn về quản lý dự án.
3. Program Manager: PMI Program Management Professional (PgMP): Chứng chỉ này phù hợp cho những người quản lý các chương trình dự án lớn và phức tạp, với nhiều dự án liên quan.
4. Portfolio Manager: PMI Portfolio Management Professional (PfMP): PfMP là chứng chỉ dành cho những người quản lý các danh mục dự án lớn, hợp nhất và tối ưu hóa các dự án và chương trình để đảm bảo đạt được mục tiêu chiến lược tổ chức.
5. Director hoặc Vice President of Project Management: Không có chứng chỉ cụ thể, nhưng những vị trí cấp cao này đòi hỏi kinh nghiệm lãnh đạo rộng lớn và kiến thức chiến lược. Các chứng chỉ cao cấp như MBA (Master of Business Administration) hoặc các khóa học về lãnh đạo và chiến lược có thể hữu ích trong việc phát triển sự nghiệp.

Áp Dụng 5W1H Cho Con Đường Sự Nghiệp Của Bạn

Khung 5W1H (Who- Ai, What-Cái gì, When-Khi nào, Where-Ở đâu, Why-Tại sao, và How-Làm thế nào) là một công cụ hữu ích để lập kế hoạch sự nghiệp của bạn trong quản lý dự án.

Bằng cách trả lời những câu hỏi 5W1H này, bạn có thể tạo ra một kế hoạch sự nghiệp toàn diện mô tả các mục tiêu, chiến lược và lịch trình cho sự nghiệp quản lý dự án của bạn. Kế hoạch này sẽ phục vụ như một bản đồ đường dẫn để hướng dẫn sự phát triển chuyên môn và thành công của bạn trong lĩnh vực này.

Ai (Who):

1. Bạn là ai trong vai trò của một quản lý dự án?
   • Đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu, kỹ năng và lĩnh vực cần cải thiện của bạn.
2. Ai là những người ảnh hưởng hoặc người hướng dẫn trong hành trình sự nghiệp của bạn?
   • Xác định những người có thể cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ và hướng dẫn cho bạn.

Cái gì (What):

1. Mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì trong vai trò của một quản lý dự án?
   • Xác định các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của bạn, chẳng hạn như đạt được các chứng chỉ cụ thể, đạt được một vị trí nhất định hoặc lãnh đạo các dự án nổi bật.
2. Chiến lược nào bạn sẽ sử dụng để đạt được những mục tiêu này?
   • Phác thảo các hành động bạn sẽ thực hiện để đạt được các mục tiêu của mình, chẳng hạn như tích lũy kinh nghiệm liên quan, học hỏi kỹ năng mới hoặc kết nối trong ngành công nghiệp.

Khi nào (When):

1. Khi nào bạn dự định đạt được mỗi cột mốc trong kế hoạch sự nghiệp của mình?
   • Đặt các thời gian hợp lý để hoàn thành các mục tiêu của bạn, xem xét các yếu tố như trình độ kinh nghiệm hiện tại và tài nguyên có sẵn.
2. Khi nào bạn sẽ xem xét lại và điều chỉnh kế hoạch sự nghiệp của mình?
   • Lên lịch đánh giá định kỳ kế hoạch sự nghiệp của bạn để theo dõi tiến triển của bạn, xem xét lại mục tiêu của bạn và điều chỉnh cần thiết.

Ở đâu (Where):

1. Bạn muốn sự nghiệp quản lý dự án của mình diễn ra ở đâu (địa lý) ?
   • Xác định liệu bạn muốn tiến xa trong tổ chức hiện tại của mình, chuyển sang một ngành công nghiệp khác, hay khám phá cơ hội quốc tế.
2. Bạn có thể tìm thấy nguồn lực và hỗ trợ nào cho sự phát triển sự nghiệp của mình?
   • Xác định các tổ chức chuyên nghiệp liên quan, các sự kiện kết nối, diễn đàn trực tuyến và các chương trình đào tạo để nâng cao kỹ năng và kiến thức của bạn.

Tại sao (Why):

1. Tại sao bạn muốn theo đuổi một sự nghiệp trong quản lý dự án?
   • Làm sáng tỏ động lực, giá trị và khát vọng của bạn để đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu sự nghiệp của bạn.
2. Tại sao những mục tiêu này quan trọng với bạn?
   • Phản ánh về ý nghĩa của việc đạt được các mục tiêu sự nghiệp của bạn, liệu đó có phải là sự thỏa mãn cá nhân, ổn định tài chính, hoặc tạo ra một tác động tích cực trong lĩnh vực của bạn.

Làm thế nào (How):

1. Làm thế nào bạn sẽ có được những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết?
   • Phát triển một kế hoạch để học hỏi liên tục, phát triển kỹ năng và có kinh nghiệm thực tế thông qua giáo dục chính thức, đào tạo trong công việc, và các cơ hội phát triển chuyên môn.
2. Làm thế nào bạn sẽ vượt qua các trở ngại và thất bại trên đường đi?
   • Xác định những thách thức tiềm ẩn và phát triển các chiến lược để giải quyết chúng, như tìm kiếm sự hỗ trợ từ các người hướng dẫn, xây dựng sự kiên nhẫn và sự linh hoạt trong môi trường thay đổi.

Bằng cách trả lời các câu hỏi 5W1H này, bạn có thể tạo ra một kế hoạch sự nghiệp chi tiết và có hiệu quả sẽ hướng dẫn cuộc hành trình của bạn như một quản lý dự án, giúp bạn đạt được mục tiêu và khát vọng nghề nghiệp của mình.

Cơ Hội Và Thách Thức Của Người Quản Lý Dự Án Cho Xu Hướng Hiện Đại

1. Trí tuệ nhân tạo trong Quản lý Dự án đang phát triển (Artificial Intelligence in Project Management Is on the Rise) : Sự tích hợp của trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý dự án đang gia tăng. Công nghệ AI được sử dụng để tối ưu hóa quy trình quản lý dự án, từ việc dự đoán rủi ro đến tối ưu hóa lịch trình và phân bổ tài nguyên.
2. Làm việc tự quyết và trong môi trường linh hoạt (Self-Determined Working and in Flexible Environments): Phong cách làm việc tự quyết và trong môi trường linh hoạt đang trở nên phổ biến hơn. Điều này đòi hỏi sự tự chủ và tự quản lý cao từ phía các thành viên nhóm dự án, cũng như sự linh hoạt trong việc tổ chức và thực hiện công việc.
3. Sự kết hợp của các phương pháp quản lý dự án lai(Inclusion of hybrid project management approaches): Các phương pháp quản lý dự án lai, kết hợp giữa Agile và phương pháp truyền thống, đang được tích hợp vào các dự án để cung cấp sự linh hoạt trong khi vẫn đảm bảo sự ổn định của dự án.
4. Tác động của trí tuệ cảm xúc (EQ) (The impact of emotional intelligence (EQ)): Sự nhận thức về tác động của trí tuệ cảm xúc (EQ) đang tăng lên trong quản lý dự án. Các nhà quản lý dự án nhận ra tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo và xử lý xung đột hiệu quả để tạo điều kiện cho một môi trường làm việc tích cực và hợp tác.
5. Cải thiện sự hợp tác trong các nhóm đa thế hệ và đa văn hóa (Improving collaboration in multi-generational and multicultural teams): Với sự đa dạng ngày càng tăng trong lực lượng lao động, việc cải thiện sự hợp tác trong các nhóm đa thế hệ và đa văn hóa đang trở thành một ưu tiên. Các nhà quản lý dự án cần phát triển kỹ năng quản lý đa văn hóa và tạo điều kiện cho một môi trường làm việc mà mọi người cảm thấy được đánh giá cao và thúc đẩy sự đa dạng.
6. Làm việc từ xa tăng lên (Increased remote working): Với sự phát triển của công nghệ và xu hướng làm việc từ xa, việc làm việc từ xa đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Điều này đặt ra thách thức mới về việc quản lý dự án từ xa và đòi hỏi sự linh hoạt trong việc tổ chức và giao tiếp.
7. An ninh mạng (Cybersecurity): Với sự gia tăng của các mối đe dọa an ninh mạng, việc bảo vệ thông tin dự án trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Các nhà quản lý dự án cần tích hợp các biện pháp bảo mật mạng vào quy trình quản lý dự án để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và giảm thiểu rủi ro.
8. Tập trung nhiều hơn vào phân tích dữ liệu và con số (More focus on data analytics and numbers): Các dự án ngày nay đang phụ thuộc nhiều hơn vào dữ liệu và con số để ra quyết định chiến lược. Các công cụ và kỹ thuật phân tích dữ liệu đang được sử dụng để dự đoán xu hướng, đánh giá hiệu suất dự án và tối ưu hóa quy trình làm việc.
9. Công cụ và giải pháp quản lý dự án tiên tiến (Advanced project management tools and solutions): Với sự phát triển của công nghệ, các công cụ và giải pháp quản lý dự án tiên tiến đang được phát triển để cung cấp sự hỗ trợ tốt hơn cho quản lý dự án. Các ứng dụng di động, phần mềm quản lý dự án trực tuyến và các công nghệ mới khác đang được tích hợp để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
10. Quản lý thay đổi trở nên quan trọng hơn (Change Management Is Becoming More Important): Trong môi trường kinh doanh động đậy, quản lý thay đổi đang trở nên ngày càng quan trọng đối với quản lý dự án. Các nhà quản lý dự án cần phát triển kỹ năng quản lý thay đổi để hiệu quả điều chỉnh và triển khai các biện pháp thay đổi trong tổ chức.

Tóm lại, bối cảnh quản lý dự án vào năm 2024 đang chứng kiến ​​những biến đổi đáng kể do sự tiến bộ công nghệ và động lực làm việc ngày càng phát triển. Từ sự gia tăng của trí tuệ nhân tạo đến tầm quan trọng ngày càng tăng của trí tuệ cảm xúc, các nhà quản lý dự án đều đối mặt với một loạt các xu hướng đang hình thành tương lai của ngành nghề. Việc nắm bắt những xu hướng này mang lại cơ hội cho sự đổi mới, hợp tác và sự kiên nhẫn, đảm bảo thành công của dự án trong một môi trường ngày càng phức tạp và đa dạng.

Tăng trưởng công việc và thiếu hụt tài năng trong quản lý dự án

Trong khi các doanh nghiệp ở các ngành công nghiệp khác nhau tiếp tục nhận ra giá trị của quản lý dự án hiệu quả, nhu cầu về các nhà quản lý dự án có kỹ năng đang tăng lên. Xu hướng này được thúc đẩy bởi sự phức tạp ngày càng tăng của các dự án, nhu cầu của các tổ chức để duy trì sự cạnh tranh trong các thị trường phát triển nhanh chóng, và việc áp dụng các phương pháp quản lý dự án trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Tăng Trưởng Công Việc:

1. Lĩnh vực quản lý dự án đang trải qua sự tăng trưởng đáng kể với một loạt các ngành công nghiệp mở rộng tìm kiếm các chuyên gia có kỹ năng để giám sát các dự án của họ.
2. Các ngành như công nghệ, y tế, xây dựng, tài chính và sản xuất đặc biệt đang thúc đẩy nhu cầu về nhà quản lý dự án.
3. Khi các công ty thực hiện các dự án phức tạp và chiến lược hơn, nhu cầu về chuyên môn quản lý dự án trở nên không thể thiếu để đảm bảo kết quả dự án thành công.

Thiếu Tài Năng:

1. Mặc dù nhu cầu về nhà quản lý dự án đang tăng lên, nhưng vẫn tồn tại sự thiếu hụt tài năng trong lĩnh vực này, nơi nguồn cung chuyên gia có kỹ năng không đủ để đáp ứng nhu cầu tăng lên.
2. Các yếu tố góp phần vào khoảng trống tài năng bao gồm việc về hưu của các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm, chương trình đào tạo và phát triển không đủ, và tính chất tiến triển của các vai trò quản lý dự án.
3. Các tổ chức đang đối diện với thách thức trong việc tìm kiếm ứng viên có sự kết hợp đúng đắn giữa kỹ năng kỹ thuật, kiến thức ngành nghề, khả năng lãnh đạo và kỹ năng mềm cần thiết để thành công trong các vai trò quản lý dự án.

Giải Quyết Việc Thiếu Tài Năng:

1. Để thu hẹp khoảng trống tài năng, các tổ chức cần đầu tư vào các chương trình đào tạo và phát triển để nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện tại và thu hút nhân tài mới vào lĩnh vực này.
2. Sự hợp tác giữa giáo dục và ngành công nghiệp có thể giúp điều chỉnh các chương trình giáo dục với những kỹ năng được đòi hỏi bởi nhà tuyển dụng, đảm bảo rằng các sinh viên tốt nghiệp sẽ được chuẩn bị tốt cho các vai trò quản lý dự án.
3. Các chương trình hướng dẫn, chứng chỉ chuyên môn và cơ hội đào tạo thực hành có thể cũng góp phần vào việc đóng lại khoảng trống tài năng bằng cách nuôi dưỡng tài năng mới nổi và khuyến khích học hỏi liên tục giữa các chuyên gia quản lý dự án.

Tóm lại, trong khi nhu cầu về các chuyên gia quản lý dự án tiếp tục tăng lên, các tổ chức phải tích cực giải quyết khoảng trống tài năng bằng cách đầu tư vào các chương trình giáo dục, đào tạo và phát triển để tạo ra một lực lượng lao động có kỹ năng, có khả năng định hình kết quả dự án thành công trong một cảnh quan kinh doanh cạnh tranh ngày càng tăng.

Tổng Kết

Trong ngày thứ hai, chúng ta đã tập trung vào vai trò quan trọng của người quản lý dự án và những kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ này một cách hiệu quả. Chúng ta đã đi sâu vào các khía cạnh sau:

1. Vai trò của người quản lý dự án: Đã làm rõ vai trò của người quản lý dự án là điều phối, quản lý và điều hành các yếu tố của dự án để đạt được mục tiêu đã đề ra.
2. Trách nhiệm của người quản lý dự án: Chúng ta đã xem xét các nhiệm vụ cụ thể mà người quản lý dự án phải thực hiện, từ lập kế hoạch đến quản lý rủi ro và giao tiếp với các bên liên quan.
3. Kỹ năng cần thiết của người quản lý: Đã phân tích các kỹ năng mềm và kỹ năng kỹ thuật mà một người quản lý dự án cần phải sở hữu, bao gồm giao tiếp, quản lý thời gian, giải quyết vấn đề và lãnh đạo.
4. Con đường sự nghiệp của người quản lý dự án: Cuối cùng, chúng ta đã xem xét những bước tiến thân trong sự nghiệp của một người quản lý dự án, từ vị trí nhập môn cho đến các vai trò cấp cao hơn như Sr. Project Manager hay Director Level.

Trong ngày thứ ba, chúng ta sẽ khám phá các giai đoạn chính của quy trình quản lý dự án, bao gồm lập kế hoạch, thực thi, kiểm soát và đóng dự án. Chúng ta sẽ đi sâu vào mỗi giai đoạn này để hiểu rõ cách thức thực hiện và những yếu tố quan trọng cần lưu ý. Điều này sẽ giúp chúng ta xây dựng nền tảng vững chắc cho việc quản lý dự án một cách hiệu quả và thành công.

Tim hiểu thêm:

• PMI: https://www.pmi.org/
• Coursera: https://www.coursera.org/
• Udemy: https://www.udemy.com/
• edX: https://www.edx.org/
• Fastwork: https://fastwork.vn/