(1 votes, average: 5,00 out of 5)

Loading...

Mục Lục

Toggle

Giới Thiệu

Chào mừng các bạn đến với Ngày 3 của khóa học “30 Ngày Nhập Môn Quản lý Dự án” ! Hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về quy trình quản lý dự án, bao gồm các giai đoạn quan trọng như: Khởi tạo, Lập kế hoạch, Thực thi, Kiểm soát và Đóng dự án. Hiểu rõ mỗi giai đoạn này sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu dự án thành công.

Giai đoạn Khởi tạo là bước đầu tiên trong quy trình quản lý dự án. Ở đây, chúng ta xác định mục tiêu, phạm vi và các bên liên quan của dự án, tạo nền tảng vững chắc cho công việc tiếp theo.

Giai đoạn Lập kế hoạch là nơi các kế hoạch chi tiết được đề xuất và phân bổ nguồn lực để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ. Kế hoạch chi tiết sẽ hướng dẫn mọi hoạt động trong dự án.

Giai đoạn Thực thi là lúc các hoạt động thực tế được thực hiện để biến kế hoạch thành hiện thực. Tiến triển của dự án được theo dõi cẩn thận để đảm bảo đúng tiến độ.

Giai đoạn Kiểm soát tập trung vào việc đảm bảo dự án diễn ra theo kế hoạch, trong ngân sách và đạt chất lượng mong muốn. Các biện pháp điều chỉnh có thể được thực hiện nếu cần thiết để đảm bảo thành công.

Cuối cùng, giai đoạn Đóng dự án là khi công việc được hoàn thành và dự án được đánh giá để rút ra những bài học quan trọng cho các dự án sau này.

Trong hành trình học hôm nay, chúng ta sẽ chi tiết hóa mỗi giai đoạn này, hiểu rõ các bước cụ thể và yếu tố cần thiết để thành công. Hãy sẵn sàng bắt đầu một ngày học mới và hấp thụ kiến thức bổ ích về quản lý dự án!

5 Giai Đoạn Quản Lý Dự Án

Giai Đoạn Khởi Đầu (Initiation)

Giai đoạn khởi đầu của quản lý dự án liên quan đến việc đặt nền móng và thiết lập cơ sở cho dự án. Dưới đây là những hoạt động điển hình tham gia trong giai đoạn khởi tạo đầu:

Hoạt Động Chính

1. Xác định Mục tiêu và Mục đích của Dự án (Defining Project Objectives and Goals): Bao gồm việc rõ ràng đề ra những gì dự án muốn đạt được, bao gồm các mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được.
2. Xác định Các Bên Liên Quan (Identifying Stakeholders): Xác định tất cả cá nhân hoặc nhóm sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc có lợi ích trong kết quả của nó. Điều này đảm bảo rằng nhu cầu và kỳ vọng của họ được xem xét trong suốt vòng đời của dự án.
3. Nghiên cứu Khả thi (Feasibility Study): Tiến hành phân tích để xác định xem dự án có khả thi kỹ thuật, tài chính và vận hành không. Điều này bao gồm đánh giá các rủi ro tiềm ẩn và đánh giá các giải pháp thay thế.
4. Thiết Lập Biên Giới Phạm Vi Ban Đầu (Establishing Initial Scope Boundaries): Xác định rõ ràng các ranh giới của phạm vi dự án, bao gồm những gì được bao gồm và loại trừ từ các sản phẩm cuối cùng của dự án.
5. Ước Lượng Ngân Sách Ban Đầu (Initial Budget Estimation): Ước lượng ngân sách ban đầu cần thiết để thực hiện dự án, xem xét các yếu tố như nguồn lực, thiết bị, vật liệu và chi phí hoạt động.
6. Xác Định và Đánh Giá Rủi Ro (Risk Identification and Assessment): Xác định các rủi ro tiềm ẩn và đánh giá xem chúng có khả năng và tác động ra sao đối với dự án. Điều này cho phép lập kế hoạch quản lý rủi ro tích cực để giảm thiểu hoặc giải quyết rủi ro khi chúng xảy ra.
7. Tạo Bản Khóa Dự Án (Project Charter Creation): Phát triển một tài liệu chính thức mô tả mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan, vai trò và trách nhiệm, rủi ro, giả định và các chi tiết quan trọng khác của dự án. Bản khóa dự án đóng vai trò như một lộ trình cho dự án và thường được các bên liên quan chính phê duyệt.
8. Tạo Đội Ngũ và Phân Chia Công Việc (Team Formation and Roles): Tổ chức đội ngũ dự án và xác định các vai trò và trách nhiệm của họ. Điều này đảm bảo rằng người đúng được giao cho dự án và mọi người đều hiểu rõ vai trò của mình trong việc đạt được thành công của dự án.
9. Kế Hoạch Giao Tiếp Ban Đầu (Initial Communication Plan): Phát triển một kế hoạch để thông tin dự án sẽ được truyền đạt cho các bên liên quan trong suốt vòng đời của dự án. Điều này bao gồm xác định tần suất và định dạng của giao tiếp và xác định các kênh giao tiếp chính.
10. Phê Duyệt và Bắt Đầu (Approval and Kickoff): Nhận sự phê duyệt từ các bên liên quan liên quan để tiếp tục với dự án và chính thức bắt đầu giai đoạn thực hiện dự án. Điều này thường bao gồm một cuộc họp hoặc buổi lễ chính thức để thông báo bắt đầu của dự án và làm cho đội ngũ đồng thuận về mục tiêu và kỳ vọng của dự án.

Lợi Ích

Giai đoạn Khởi tạo dự án là giai đoạn đầu tiên trong vòng đời dự án, đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thiết lập nền tảng vững chắc cho sự thành công của toàn bộ dự án. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc đầu tư thời gian và nguồn lực vào giai đoạn Khởi tạo dự án:

1. Xác định rõ ràng mục tiêu và phạm vi dự án:

• Giai đoạn Khởi tạo giúp các bên liên quan thống nhất về mục tiêu, phạm vi, yêu cầu và kỳ vọng của dự án. Nhờ vậy, mọi người đều hiểu rõ ràng “chúng ta đang làm gì” và “chúng ta muốn đạt được điều gì” ngay từ đầu.
• Việc xác định rõ ràng mục tiêu và phạm vi dự án giúp tránh lãng phí thời gian và nguồn lực cho những hoạt động không cần thiết, đồng thời đảm bảo dự án đi đúng hướng và đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.

2. Đánh giá tính khả thi của dự án:

• Trong giai đoạn Khởi tạo, các bên liên quan sẽ tiến hành đánh giá tính khả thi của dự án về mặt kỹ thuật, tài chính và nguồn lực. Nhờ vậy, họ có thể xác định xem dự án có khả thi hay không và có nên tiếp tục thực hiện hay không.
• Việc đánh giá tính khả thi sớm sẽ giúp tránh những rủi ro tiềm ẩn và lãng phí tài nguyên cho những dự án không khả thi.

3. Xác định các bên liên quan và xây dựng mối quan hệ:

• Giai đoạn Khởi tạo là thời điểm quan trọng để xác định tất cả các bên liên quan đến dự án, bao gồm khách hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp, đối tác và các bên liên quan khác.
• Việc xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan ngay từ đầu sẽ giúp tạo dựng sự tin tưởng, hợp tác và hỗ trợ cho dự án.

4. Phát triển kế hoạch quản lý dự án:

• Giai đoạn Khởi tạo là thời điểm để xây dựng kế hoạch quản lý dự án, bao gồm kế hoạch phạm vi, kế hoạch lịch trình, kế hoạch tài chính, kế hoạch nguồn lực và kế hoạch giao tiếp.
• Kế hoạch quản lý dự án giúp các bên liên quan theo dõi tiến độ công việc, sử dụng tài nguyên hiệu quả và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách và theo đúng yêu cầu chất lượng.

5. Xác định và đánh giá rủi ro:

• Trong giai đoạn Khởi tạo, các bên liên quan sẽ tiến hành xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án. Nhờ vậy, họ có thể xây dựng các biện pháp phòng ngừa và kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro.
• Việc xác định và đánh giá rủi ro sớm sẽ giúp các bên liên quan chủ động xử lý các vấn đề tiềm ẩn và giảm thiểu rủi ro thất bại cho dự án.

6. Phê duyệt dự án và thu hút nguồn lực:

• Giai đoạn Khởi tạo là thời điểm để trình bày dự án cho các bên liên quan chủ chốt để xin phê duyệt và thu hút nguồn lực cần thiết cho dự án.
• Việc thu hút được sự ủng hộ và nguồn lực cần thiết sẽ giúp đảm bảo dự án có thể được thực hiện thành công.

Câu Chuyện Thực Tế

Dự án thành công: Dự án Hệ thống thanh toán di động Viettel Pay:

• Mục tiêu: Phát triển một ứng dụng thanh toán di động cho phép người dùng thực hiện thanh toán nhanh chóng và tiện lợi tại các cửa hàng, thanh toán hóa đơn, chuyển tiền và nạp tiền điện thoại.
• Yếu tố thành công:
  • Nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng: Viettel Pay đã dành nhiều thời gian nghiên cứu thị trường để hiểu rõ nhu cầu và hành vi của người dùng Việt Nam. Nhờ vậy, họ đã phát triển một ứng dụng thanh toán di động đáp ứng đúng nhu cầu của thị trường.
  • Xây dựng đội ngũ mạnh mẽ: Viettel Pay đã tập hợp một đội ngũ kỹ sư và chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực thanh toán di động và công nghệ tài chính. Nhờ vậy, họ đã có thể phát triển và vận hành ứng dụng một cách hiệu quả.
  • Chiến lược marketing hiệu quả: Viettel Pay đã triển khai một chiến lược marketing hiệu quả để thu hút người dùng và tạo nhận thức về thương hiệu. Nhờ vậy, ứng dụng đã nhanh chóng được đông đảo người dùng sử dụng.
• Kết quả: Viettel Pay đã trở thành một trong những ứng dụng thanh toán di động phổ biến nhất tại Việt Nam với hàng triệu người dùng. Ứng dụng đã góp phần thúc đẩy sự phát triển của thanh toán di động và kinh tế số tại Việt Nam.

Dự án thành công: Dự án SpaceX Falcon 9

• Mục tiêu: Phát triển tên lửa đẩy tư nhân đầu tiên có thể tái sử dụng.
• Yếu tố thành công: Nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng, xây dựng đội ngũ mạnh mẽ, lập kế hoạch chi tiết, quản lý rủi ro hiệu quả, giao tiếp hiệu quả và quản lý thay đổi linh hoạt.
• Kết quả: SpaceX Falcon 9 đã trở thành tên lửa đẩy thành công nhất thế giới, giúp giảm chi phí phóng vệ tinh và mở ra kỷ nguyên mới cho ngành hàng không vũ trụ.

Dự án thành công: Dự án Airbnb

• Mục tiêu: Tạo ra nền tảng kết nối những người có phòng trống với những người đang tìm kiếm chỗ ở.
• Yếu tố thành công: Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, tập trung vào trải nghiệm người dùng, xây dựng cộng đồng mạnh mẽ, chiến lược marketing hiệu quả và quản lý thay đổi linh hoạt.
• Kết quả: Airbnb đã trở thành một trong những công ty khởi nghiệp thành công nhất thế giới, thay đổi cách thức mọi người du lịch và lưu trú.

Dự Án Thất Bại: Dự án Google Plus

• Mục tiêu: Cạnh tranh với Facebook và tạo ra mạng xã hội mới.
• Yếu tố thất bại: Thiếu sự hiểu biết về thị trường, chiến lược marketing kém hiệu quả, giao diện người dùng phức tạp và thiếu tính năng nổi bật.
• Kết quả: Google Plus đã bị ngừng hoạt động sau 6 năm hoạt động do không thu hút được người dùng và không thể cạnh tranh với Facebook.

Dự Án Thất Bại: Dự án Microsoft Zune

• Mục tiêu: Cạnh tranh với iPod của Apple và tạo ra máy nghe nhạc MP3 mới.
• Yếu tố thất bại: Thiết kế cồng kềnh, thiếu tính năng, chiến lược marketing kém hiệu quả và giá thành cao.
• Kết quả: Microsoft Zune đã thất bại thảm hại trên thị trường và buộc Microsoft phải ngừng sản xuất sau 5 năm.

Bài Học Kinh Nghiệm

Qua các câu chuyện thực tiễn trên một số bài học kinh nghiệm quan trọng chúng ta có thể rút ra từ giai đoạn khởi động dự án, giúp bạn tối ưu hóa quy trình và tăng cơ hội thành công:

1. Giao tiếp rõ ràng và minh bạch:

• Chia sẻ mục tiêu, phạm vi, vai trò và trách nhiệm của dự án với tất cả các bên liên quan ngay từ đầu.
• Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ kỳ vọng của họ và cách thức họ có thể đóng góp vào dự án.
• Khuyến khích giao tiếp cởi mở và thường xuyên để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định kịp thời.

2. Lập kế hoạch chi tiết và thực tế:

• Đầu tư thời gian để lập kế hoạch chi tiết cho dự án, bao gồm các mốc thời gian, ngân sách và nguồn lực cần thiết.
• Sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án phù hợp để theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
• Dự tính các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động tiêu cực.

3. Xây dựng đội ngũ mạnh mẽ:

• Lựa chọn các thành viên trong nhóm có kỹ năng, kinh nghiệm và thái độ phù hợp với dự án.
• Khuyến khích tinh thần hợp tác và làm việc nhóm hiệu quả.
• Trao quyền cho các thành viên trong nhóm và tạo môi trường làm việc tích cực.

4. Quản lý rủi ro chủ động:

• Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án ngay từ giai đoạn đầu.
• Đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro.
• Lập kế hoạch giảm thiểu hoặc loại bỏ rủi ro hiệu quả.
• Theo dõi và cập nhật liên tục kế hoạch quản lý rủi ro.

5. Duy trì sự linh hoạt và thích ứng:

• Hiểu rằng thay đổi là không thể tránh khỏi trong bất kỳ dự án nào.
• Sẵn sàng thích ứng với những thay đổi bất ngờ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
• Duy trì thái độ tích cực và tập trung vào việc tìm kiếm giải pháp cho những thách thức.

6. Học hỏi từ kinh nghiệm:

• Ghi chép lại những bài học kinh nghiệm thu được trong suốt giai đoạn khởi động và thực hiện dự án.
• Chia sẻ những bài học kinh nghiệm này với các bên liên quan để cải thiện quy trình cho các dự án trong tương lai.
• Sử dụng những bài học kinh nghiệm này để phát triển bản thân và nâng cao kỹ năng quản lý dự án.

Bằng cách áp dụng những bài học kinh nghiệm này, bạn có thể khởi động dự án của mình một cách hiệu quả và tăng cơ hội thành công. Hãy nhớ rằng, giai đoạn khởi động là nền tảng cho sự thành công của toàn bộ dự án, vì vậy hãy dành thời gian và nỗ lực cần thiết để đặt nền móng vững chắc.

Giai Đoạn Lập Kế Hoạch (Planning)

Trong giai đoạn lập kế hoạch, các hoạt động sau đảm bảo rằng dự án được tổ chức một cách có cấu trúc, hiểu rõ và chuẩn bị kỹ lưỡng cho việc triển khai. Một kế hoạch toàn diện giúp quản lý tài nguyên, theo dõi tiến độ và giải quyết hiệu quả các thách thức tiềm ẩn:

Hoạt Động Chính

1. Xác định Phạm vi Chi tiết và Các Sản phẩm Cụ thể (Defining Detailed Scope and Deliverables): Rõ ràng đề ra các nhiệm vụ cụ thể và sản phẩm cuối cùng của dự án.
2. Tạo Cấu Trúc Phân Tích Công Việc (WBS) (Creating a Work Breakdown Structure (WBS)): Chia nhỏ các nhiệm vụ của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
3. Ước Lượng Tài Nguyên và Nỗ Lực (Estimating Resources and Effort): Xác định các tài nguyên cần thiết và lượng công sức cần đầu tư cho mỗi nhiệm vụ.
4. Tạo Lịch Trình Dự Án (Creating a Project Schedule): Phát triển một thời gian biểu xác định thời điểm thực hiện mỗi nhiệm vụ và hoàn thành dự án.
5. Xác Định và Giảm Thiểu Rủi Ro (Identifying and Mitigating Risks): Nhận diện các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án và phát triển chiến lược để giảm thiểu ảnh hưởng của chúng.
6. Phân Bổ Tài Nguyên và Tạo Đội Ngũ (Resource Allocation and Team Formation): Phân phối tài nguyên cho các nhiệm vụ và tổ chức một đội ngũ với các kỹ năng và chuyên môn cần thiết.
7. Tạo Kế Hoạch Giao Tiếp (Creating a Communication Plan): Thiết lập cách thức truyền thông thông tin dự án đến các bên liên quan trong suốt dự án.
8. Thiết Lập Tiêu Chuẩn Chất Lượng (Setting Quality Standards): Định rõ tiêu chí mà các sản phẩm cuối cùng của dự án phải đáp ứng để được coi là đạt chuẩn.
9. Ước Lượng Chi Phí và Lập Ngân Sách (Cost Estimation and Budgeting): Đánh giá các chi phí liên quan đến dự án và tạo một ngân sách để phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.
10. Phê Duyệt và Ký Dấu (Approvals and Sign-offs): Thu thập sự chấp thuận và chữ ký từ các bên liên quan để xác nhận kế hoạch dự án và tiến hành thực hiện.

Lợi Ích

1. Tăng cơ hội thành công:

• Kế hoạch dự án chi tiết giúp xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi, yêu cầu và các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Nhờ vậy, các bên liên quan có thể tập trung nỗ lực vào những công việc quan trọng và giảm thiểu rủi ro sai sót, lãng phí tài nguyên.
• Việc xác định và đánh giá rủi ro tiềm ẩn trong giai đoạn lập kế hoạch giúp các bên liên quan chủ động xây dựng các biện pháp phòng ngừa và kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro, đồng thời tăng khả năng dự án thành công.

2. Tăng hiệu quả quản lý dự án:

• Kế hoạch dự án giúp các bên liên quan theo dõi tiến độ công việc, sử dụng tài nguyên hiệu quả và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách và theo đúng yêu cầu chất lượng.
• Việc phân chia công việc rõ ràng và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên trong nhóm giúp nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu tình trạng chồng chéo, trì trệ công việc.
• Kế hoạch giao tiếp hiệu quả giúp các bên liên quan cập nhật thông tin kịp thời, giải quyết vấn đề nhanh chóng và tạo điều kiện cho việc phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận tham gia dự án.

3. Nâng cao sự hài lòng của các bên liên quan:

• Việc tham gia vào quá trình lập kế hoạch dự án giúp các bên liên quan hiểu rõ mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án. Nhờ vậy, họ có thể chủ động đóng góp ý kiến và tham gia vào việc thực hiện dự án một cách hiệu quả.
• Kế hoạch dự án rõ ràng và minh bạch giúp các bên liên quan tin tưởng vào khả năng thành công của dự án và tạo điều kiện cho việc hợp tác hiệu quả giữa các bên.
• Việc giao tiếp thường xuyên và cập nhật thông tin kịp thời giúp các bên liên quan nắm bắt được tiến độ công việc và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả.

4. Tiết kiệm thời gian và chi phí:

• Kế hoạch dự án chi tiết giúp các bên liên quan xác định trước những vấn đề tiềm ẩn và xây dựng các biện pháp phòng ngừa, từ đó giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc xử lý các vấn đề phát sinh.
• Việc phân chia công việc hợp lý và sử dụng tài nguyên hiệu quả giúp giảm thiểu lãng phí thời gian và chi phí trong quá trình thực hiện dự án.
• Kế hoạch giao tiếp hiệu quả giúp giảm thiểu tình trạng hiểu lầm, mâu thuẫn và tranh chấp giữa các bên liên quan, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc giải quyết các mâu thuẫn.

Câu Chuyện Thực Tế

Dự Án Thành Công: Dự án xây dựng cầu Cổng Vàng

• Giai đoạn lập kế hoạch: Các kỹ sư đã dành nhiều năm để nghiên cứu, lập kế hoạch và thiết kế cho cây cầu. Họ đã tính đến mọi yếu tố có thể ảnh hưởng đến dự án, bao gồm địa chất, khí hậu, giao thông và ngân sách.
• Yếu tố thành công: Lập kế hoạch chi tiết, quản lý rủi ro hiệu quả, giao tiếp hiệu quả và sự hợp tác giữa các bên liên quan.
• Kết quả: Cầu Cổng Vàng được hoàn thành vào năm 1937 và trở thành một biểu tượng nổi tiếng của Hoa Kỳ. Cây cầu đã giúp thúc đẩy sự phát triển kinh tế của khu vực và là một minh chứng cho sức mạnh của kỹ thuật và sự hợp tác.

Cầu Cổng Vàng: Chiêm ngưỡng công trình kiến trúc bậc nhất San Francisco

Dự Án Thành Công: Dự án Mars Rover

• Giai đoạn lập kế hoạch: NASA đã dành nhiều năm để lập kế hoạch cho dự án Mars Rover, bao gồm việc thiết kế, chế tạo và thử nghiệm tàu thăm dò. Họ đã tính đến mọi yếu tố có thể ảnh hưởng đến nhiệm vụ, bao gồm môi trường khắc nghiệt của sao Hỏa, khoảng cách xa Trái đất và nguồn lực hạn chế.
• Yếu tố thành công: Lập kế hoạch chi tiết, công nghệ tiên tiến, sự hợp tác quốc tế và sự linh hoạt để thích ứng với những thay đổi không lường trước được.
• Kết quả: Mars Rover đã hạ cánh thành công trên sao Hỏa vào năm 2004 và đã gửi về Trái đất lượng lớn dữ liệu và hình ảnh quý giá về hành tinh này. Dự án này đã giúp chúng ta hiểu biết thêm về sao Hỏa và tiềm năng sự sống ngoài Trái đất.

Dự Án Thất Bại: Dự án Eurotunnel:

• Mục tiêu: Dự án Eurotunnel, còn được biết đến với tên gọi Channel Tunnel, là một dự án hầm đường sắt dưới biển kết nối giữa Anh và Pháp dưới lòng eo biển English Channel. Dự án này được xem là một trong những dự án xây dựng lớn nhất và phức tạp nhất trong lịch sử xây dựng.
• Sai sót trong lập kế hoạch:
  • Thiếu đánh giá chính xác về địa chất dưới eo biển Manche, dẫn đến khó khăn trong việc thi công và tăng chi phí dự án.
  • Dự báo lượng hành khách và hàng hóa vận chuyển qua đường hầm quá lạc quan, dẫn đến doanh thu thấp hơn dự kiến.
• Kết quả: Dự án Eurotunnel hoàn thành sau nhiều năm chậm trễ và vượt ngân sách. Công ty vận hành đường hầm phải tuyên bố phá sản vào năm 1994 trước khi được tái cấu trúc và tiếp tục hoạt động cho đến ngày nay.

Dự Án Thất Bại: Dự án Tàu vũ trụ Columbia:

• Mục tiêu: Thực hiện các sứ mệnh bay vào vũ trụ để nghiên cứu khoa học và đưa con người lên quỹ đạo Trái đất.
• Sai sót trong lập kế hoạch:
  • Thiếu đánh giá đầy đủ về rủi ro liên quan đến việc tái nhập bầu khí quyển Trái đất, dẫn đến tai nạn thảm khốc vào năm 2003 khiến phi hành đoàn thiệt mạng.
  • Văn hóa an toàn trong chương trình tàu vũ trụ Columbia bị ảnh hưởng bởi áp lực tiến độ và ngân sách, dẫn đến việc bỏ qua các cảnh báo an toàn tiềm ẩn.
• Kết quả: Tai nạn tàu vũ trụ Columbia là một thảm kịch và dẫn đến việc tạm ngừng chương trình tàu vũ trụ Mỹ trong nhiều năm. Các bài học kinh nghiệm rút ra từ thảm kịch này đã được áp dụng để cải thiện an toàn cho các chương trình thám hiểm vũ trụ sau này.

Bài Học Kinh Nghiệm

Dựa trên những câu chuyện thực tế được chia sẻ về các dự án thành công và thất bại, ta có thể rút ra một số bài học kinh nghiệm quan trọng để áp dụng vào quá trình lập kế hoạch dự án, giúp tăng cơ hội thành công:

1. Xác định mục tiêu SMART:

• Mục tiêu cần cụ thể (Specific), có thể đo lường (Measurable), đạt được (Attainable), phù hợp (Relevant) và có thời hạn cụ thể (Time-bound).
• Việc xác định mục tiêu SMART sẽ giúp đảm bảo rằng mục tiêu dự án rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được, đồng thời tạo động lực cho các bên liên quan tham gia vào dự án.

2. Phân tích SWOT:

• Phân tích SWOT là công cụ giúp xác định các điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses), cơ hội (Opportunities) và thách thức (Threats) của dự án.
• Việc phân tích SWOT sẽ giúp các bên liên quan đánh giá khả năng thành công của dự án một cách toàn diện và xác định các yếu tố cần tập trung để phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu, tận dụng cơ hội và đối phó với thách thức.

3. Lập kế hoạch chi tiết:

• Chia nhỏ dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
• Lập kế hoạch chi tiết cho từng gói công việc, bao gồm thời gian hoàn thành, nguồn lực cần thiết và người phụ trách.
• Ước lượng ngân sách và chi phí cho dự án một cách cẩn thận.
• Xác định các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng kế hoạch phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro.
• Lập lịch trình dự án cụ thể, bao gồm các mốc thời gian quan trọng và ngày hoàn thành dự kiến.
• Xây dựng kế hoạch giao tiếp để đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả cho tất cả các bên liên quan.

4. Giao tiếp hiệu quả:

• Giao tiếp cởi mở và minh bạch với tất cả các bên liên quan trong suốt quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án.
• Sử dụng các kênh giao tiếp phù hợp để đảm bảo mọi người đều nhận được thông tin cần thiết.
• Khuyến khích phản hồi và ý kiến đóng góp từ các bên liên quan.
• Giải quyết các vấn đề và tranh chấp một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Duy trì giao tiếp thường xuyên để cập nhật tiến độ dự án và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

5. Quản lý rủi ro chủ động:

• Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án, bao gồm cả rủi ro về tài chính, kỹ thuật, nhân sự và môi trường.
• Đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro.
• Lập kế hoạch phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro hiệu quả.
• Theo dõi và cập nhật liên tục kế hoạch quản lý rủi ro.
• Sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch dự án khi cần thiết để ứng phó với các rủi ro phát sinh.

6. Quản lý tài nguyên hiệu quả:

• Ước lượng nhu cầu tài nguyên cho dự án một cách cẩn thận, bao gồm cả nhân lực, vật liệu, thiết bị và tài chính.
• Lập kế hoạch sử dụng tài nguyên hiệu quả để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, ngân sách và chất lượng.
• Theo dõi và kiểm soát việc sử dụng tài nguyên một cách chặt chẽ.
• Điều chỉnh kế hoạch sử dụng tài nguyên khi cần thiết để đáp ứng nhu cầu thực tế của dự án.

7. Lãnh đạo hiệu quả:

• Cung cấp định hướng và tầm nhìn rõ ràng cho dự án.
• Truyền cảm hứng và thúc đẩy các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu chung.
• Ra quyết định sáng suốt và kịp thời.
• Giải quyết các vấn đề và tranh chấp một cách hiệu quả.
• Xây dựng mối quan hệ tin tưởng và hợp tác với các bên liên quan.

8. Theo dõi và đánh giá:

• Theo dõi tiến độ dự án thường xuyên để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách.
• Đánh giá chất lượng công việc được thực hiện để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của dự án.
• Xác định các vấn đề và rủi ro tiềm ẩn để có thể giải quyết kịp thời.
• Rút ra bài học kinh nghiệm từ quá trình thực hiện dự án để cải thiện hiệu quả cho các dự án trong tương lai.

Giai Đoạn Thực Thi (Execution)

Giai đoạn thực thi là giai đoạn then chốt trong vòng đời dự án, nơi các kế hoạch được đặt ra trên giấy tờ được biến thành những thành quả thực tế. Đây là giai đoạn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ, quản lý hiệu quả và thích ứng linh hoạt để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, ngân sách và đạt được mục tiêu đề ra.

Hoạt Động Chính

1. Thực Hiện Công Việc (Task Implementation): Thực hiện các nhiệm vụ được xác định trong kế hoạch dự án.
2. Quản Lý Tài Nguyên (Resource Management): Quản lý và phân bổ tài nguyên như lao động, vật liệu và thiết bị để đảm bảo hiệu suất và sự thành công của dự án.
3. Giao Tiếp và Báo Cáo (Communication and Reporting): Duy trì giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan và báo cáo tiến độ và tình trạng của dự án.
4. Đảm Bảo Chất Lượng (Quality Assurance): Theo dõi và đảm bảo rằng các sản phẩm hoặc dịch vụ của dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng được đề ra.
5. Quản Lý Thay Đổi (Managing Changes): Quản lý và thực hiện các thay đổi trong phạm vi, lịch trình hoặc ngân sách của dự án.
6. Quản Lý Rủi Ro (Risk Management): Xác định, đánh giá và quản lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án.
7. Tương Tác với Các Bên Liên Quan (Stakeholder Engagement): Tương tác và hợp tác với các bên liên quan để đảm bảo sự hỗ trợ và cam kết của họ cho dự án.
8. Phối Hợp Công Việc (Task Coordination): Phối hợp các hoạt động giữa các thành viên trong đội ngũ để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
9. Đạt Các Cột Mốc (Milestone Achievement): Đạt được các cột mốc quan trọng đã được xác định trong kế hoạch dự án.
10. Tài Liệu và Ghi Chép (Documentation and Recordkeeping): Duy trì tài liệu và ghi chép đầy đủ về các hoạt động và quy trình của dự án để sử dụng cho mục đích đánh giá và ghi nhớ.

Lợi Ích

Câu Chuyện Thực Tế

Dự Án Thành Công: Dự án Đường hầm Eo biển Manche (Eurotunnel)

Dự án Đường hầm Eo biển Manche (Eurotunnel) đã từng thất bại trong giai đoạn đầu do những thách thức kỹ thuật và tài chính to lớn.

Lần đầu tiên: Vào thế kỷ 19, nhiều nỗ lực xây dựng đường hầm qua eo biển Manche đã được đề xuất nhưng đều thất bại do thiếu công nghệ và nguồn lực tài chính.

Lần thứ hai: Năm 1881, Pháp và Anh bắt đầu xây dựng đường hầm, nhưng dự án đã bị đình chỉ vào năm 1882 do lo ngại về an ninh quốc gia từ phía Anh và chi phí quá cao.

Thành công: Sau hơn một thế kỷ nỗ lực, dự án Eurotunnel được khởi động vào năm 1988 và hoàn thành vào năm 1994.

• Mục tiêu: Kết nối Anh và Pháp bằng đường hầm dưới biển, thúc đẩy giao thương và du lịch.
• Yếu tố thành công:
  • Lãnh đạo táo bạo: Chính phủ Anh và Pháp quyết định thực hiện dự án táo bạo này bất chấp những thách thức kỹ thuật và tài chính.
  • Đổi mới công nghệ: Các kỹ sư đã phát triển những công nghệ mới để xây dựng đường hầm dưới biển sâu, bao gồm máy đào hầm TBM (Tunnel Boring Machine) và hệ thống chống thấm nước tiên tiến.
  • Huy động vốn quốc tế: Dự án được tài trợ bởi các ngân hàng và nhà đầu tư quốc tế, thể hiện sự tin tưởng vào tiềm năng thành công của nó.
  • Quản lý rủi ro hiệu quả: Các nhà quản lý dự án đã lập kế hoạch chi tiết để xác định và giảm thiểu rủi ro, đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, ngân sách và chất lượng.
• Kết quả:
  • Hoàn thành sau 7 năm thi công (1988 – 1994), với tổng chi phí 15 tỷ USD.
  • Rút ngắn thời gian di chuyển giữa Anh và Pháp từ 8 tiếng xuống còn 35 phút.
  • Thúc đẩy giao thương và du lịch giữa hai nước, tạo ra hàng nghìn việc làm.
  • Trở thành biểu tượng kỹ thuật và niềm tự hào của châu Âu.

Dự Án Thất Bại: Dự án Tàu Titanic (Anh)

• Mục tiêu: Xây dựng tàu chở khách sang trọng, lớn nhất thế giới, thể hiện sự tiến bộ của công nghệ.
• Yếu tố thất bại:
  • Thiết kế thiếu an toàn: Tàu được thiết kế với quá ít vách ngăn, khiến nước tràn nhanh vào bên trong khi va chạm.
  • Bỏ qua cảnh báo va chạm tảng băng trôi: Thuyền trưởng đã bỏ qua nhiều cảnh báo về tảng băng trôi trong khu vực, dẫn đến tai nạn thảm khốc.
  • Thiếu thuyền cứu sinh: Tàu không có đủ thuyền cứu sinh cho tất cả hành khách và thủy thủ đoàn.
• Kết quả:
  • Chìm xuống đáy Đại Tây Dương vào năm 1912, sau khi va chạm với tảng băng trôi chỉ sau 4 ngày lênh đênh trên biển.
  • Hơn 1.500 người thiệt mạng, trở thành thảm họa hàng hải kinh hoàng nhất trong lịch sử hiện đại.
  • Dự án gây tổn thất nặng nề về tài chính cho White Star Line và dẫn đến các thay đổi trong quy định an toàn hàng hải quốc tế.

Bài Học Kinh Nghiệm

Dựa trên các câu chuyện thực tế nổi tiếng về thành công và thất bại trong giai đoạn thực thi dự án, có thể rút ra một số bài học kinh nghiệm quan trọng sau:

1. Lãnh đạo:

• Lãnh đạo cần có tầm nhìn chiến lược, quyết đoán, dám nghĩ dám làm, kiên trì theo đuổi mục tiêu.
• Cần có khả năng truyền cảm hứng, tạo động lực cho đội ngũ thực hiện dự án.
• Lãnh đạo cần có kỹ năng quản lý hiệu quả, ra quyết định sáng suốt, giải quyết vấn đề nhanh chóng.
• Cần có khả năng giao tiếp hiệu quả, tạo dựng sự tin tưởng và phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan.

2. Lập kế hoạch:

• Lập kế hoạch chi tiết, cụ thể, bao gồm tất cả các giai đoạn thực hiện dự án.
• Xác định rõ ràng mục tiêu, yêu cầu, phạm vi, thời gian, ngân sách và nguồn lực cần thiết cho dự án.
• Phân chia công việc hợp lý, giao trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân hoặc nhóm thực hiện.
• Lập kế hoạch dự phòng để ứng phó với các rủi ro và sự thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.

3. Quản lý rủi ro:

• Xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án.
• Lập kế hoạch phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro hiệu quả.
• Theo dõi và giám sát các rủi ro liên tục trong quá trình thực hiện dự án.
• Có kế hoạch dự phòng để ứng phó với các rủi ro xảy ra.

4. Quản lý chất lượng:

• Thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng cho dự án.
• Thực hiện kiểm tra chất lượng thường xuyên trong quá trình thực hiện dự án.
• Sửa chữa và khắc phục kịp thời các sai sót.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ đầu ra của dự án đáp ứng yêu cầu đề ra.

5. Giao tiếp:

• Giao tiếp hiệu quả và minh bạch giữa các bên liên quan trong dự án.
• Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho các bên liên quan.
• Lắng nghe ý kiến phản hồi của các bên liên quan và điều chỉnh dự án phù hợp.
• Giải quyết các mâu thuẫn và tranh chấp một cách thỏa đáng.

6. Quản lý thời gian:

• Sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý thời gian như Gantt chart, PERT chart, v.v.
• Theo dõi tiến độ thực hiện dự án sát sao.
• Điều chỉnh kế hoạch dự án khi cần thiết để đảm bảo tiến độ được hoàn thành đúng hạn.

7. Quản lý tài chính:

• Lập dự toán chi phí cho dự án chi tiết, chính xác.
• Sử dụng tài chính hiệu quả, tiết kiệm.
• Theo dõi và kiểm soát chi tiêu sát sao.
• Báo cáo tài chính định kỳ cho các bên liên quan.

8. Đo lường và đánh giá:

• Đo lường và đánh giá hiệu quả thực hiện dự án theo các tiêu chí đã đề ra.
• Rút kinh nghiệm từ những thành công và thất bại của dự án.
• Cải tiến quy trình thực hiện dự án cho các dự án sau.

9. Đội ngũ thực hiện:

• Lựa chọn đội ngũ thực hiện dự án có năng lực, kinh nghiệm và nhiệt huyết.
• Đào tạo và bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng cho đội ngũ thực hiện dự án.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.
• Khuyến khích sáng tạo và đổi mới trong quá trình thực hiện dự án.

10. Hợp tác:

• Thúc đẩy hợp tác giữa các bên liên quan trong dự án.
• Tạo dựng mối quan hệ hợp tác tin tưởng, dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau.
• Giải quyết các vấn đề chung một cách hợp tác và hiệu quả.

11. Kiên trì:

• Kiên trì thực hiện dự án đến cùng, bất chấp những khó khăn và thách thức.
• Học hỏi từ những sai lầm và thất bại.
• Không ngừng cải tiến và hoàn thiện dự án.

Việc áp dụng những bài học kinh nghiệm và sử dụng các công cụ hỗ trợ hiệu quả sẽ giúp các nhà quản lý dự án nâng cao khả năng thành công và hạn chế rủi ro trong giai đoạn thực thi dự án.

Giai Đoạn Giám Sát & Điều Khiển (Monitoring and Controlling)

Giai đoạn giám sát và điều khiển đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng và mục tiêu đề ra. Đây là giai đoạn liên tục theo dõi, đo lường, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động dự án để đảm bảo dự án đi đúng hướng.

Hoạt Động Chính

1. Đo Lường Hiệu Suất (Performance Measurement): Đánh giá và đo lường hiệu suất của dự án so với các chỉ tiêu đã đề ra.
2. Phân Tích Sai Biệt (Variance Analysis): Phân tích sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế để xác định các điểm động cơ và yếu tố gây ra sai lệch.
3. Quản Lý Thay Đổi (Change Management): Quản lý và điều chỉnh các yêu cầu và thay đổi trong phạm vi dự án.
4. Giám Sát và Phản Ứng với Rủi Ro (Risk Monitoring and Response): Theo dõi các rủi ro tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp phản ứng để giảm thiểu hoặc loại bỏ chúng.
5. Kiểm Soát Chất Lượng (Quality Control): Đảm bảo rằng các sản phẩm hoặc dịch vụ của dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng được đề ra.
6. Giải Quyết Vấn Đề (Issue Resolution): Xử lý và giải quyết các vấn đề và rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
7. Báo Cáo và Giao Tiếp (Reporting and Communication): Báo cáo tiến độ và tình hình của dự án và duy trì giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan.
8. Quản Lý Tài Nguyên (Resource Management): Quản lý và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên như lao động, vật liệu và thiết bị.
9. Xác Thực và Kiểm Soát Phạm Vi (Scope Verification and Control): Xác nhận rằng các công việc được thực hiện đúng theo phạm vi đã xác định và kiểm soát các thay đổi phạm vi.
10. Bảo Trì Tài Liệu (Documentation Maintenance): Duy trì và cập nhật các tài liệu và hồ sơ về dự án để bảo đảm sự minh bạch và truy cứu thông tin.

Lợi Ích

Giai đoạn giám sát và điều khiển đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo dự án thành công, mang lại nhiều lợi ích thiết thực như sau:

1. Đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ:

• Theo dõi sát sao tiến độ thực tế so với tiến độ kế hoạch, giúp phát hiện sớm các sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
• Nhờ vậy, dự án có thể hoàn thành đúng hạn hoặc thậm chí sớm hơn dự kiến, tránh tình trạng chậm trễ gây lãng phí chi phí và ảnh hưởng đến các bên liên quan.

2. Nâng cao chất lượng dự án:

• Giám sát chặt chẽ các quy trình thực hiện, kiểm tra chất lượng sản phẩm/dịch vụ thường xuyên, giúp phát hiện và sửa chữa kịp thời các lỗi sai sót.
• Nhờ vậy, chất lượng dự án được đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn đề ra, mang lại sản phẩm/dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

3. Quản lý hiệu quả chi phí dự án:

• Theo dõi và kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng nguồn lực tài chính, giúp phát hiện sớm các khoản chi tiêu lãng phí hoặc không hợp lý.
• Nhờ vậy, chi phí dự án được tối ưu hóa, tránh tình trạng overrun (vượt ngân sách) gây ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

4. Giảm thiểu rủi ro dự án:

• Xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án, từ đó lập kế hoạch phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro hiệu quả.
• Nhờ vậy, các rủi ro được kiểm soát tốt, hạn chế tối đa những tác động tiêu cực đến tiến độ, chất lượng và chi phí dự án.

5. Tăng cường hiệu quả giao tiếp và phối hợp:

• Duy trì giao tiếp cởi mở và minh bạch giữa các bên liên quan trong dự án, giúp giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.
• Nhờ vậy, sự phối hợp giữa các bộ phận được tăng cường, tạo môi trường làm việc hiệu quả và thúc đẩy dự án tiến triển.

6. Nâng cao khả năng học hỏi và rút kinh nghiệm:

• Ghi chép và lưu trữ đầy đủ thông tin về quá trình thực hiện dự án, bao gồm cả những thành công và thất bại.
• Phân tích dữ liệu thu thập được để rút ra kinh nghiệm cho các dự án sau này, giúp nâng cao hiệu quả quản lý dự án.

7. Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình:

• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ và tài liệu liên quan đến dự án, đảm bảo tính minh bạch trong quá trình thực hiện.
• Nhờ vậy, các bên liên quan có thể dễ dàng truy cập thông tin và đánh giá hiệu quả dự án, đồng thời tăng cường trách nhiệm giải trình của ban quản lý dự án.

Nhìn chung, giai đoạn giám sát và điều khiển là giai đoạn then chốt trong vòng đời dự án, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các bên liên quan. Việc thực hiện hiệu quả các hoạt động trong giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án thành công và đạt được mục tiêu đề ra.

Câu Chuyện Thực Tế

Dự án thành công: Chương trình Apollo (Apollo Program):

Mục tiêu: Đưa con người lên Mặt trăng và đưa họ trở lại Trái đất an toàn.

Yếu tố thành công:

• Lập kế hoạch chi tiết: NASA đã lập kế hoạch chi tiết cho chương trình Apollo, bao gồm các mục tiêu cụ thể, thời hạn, ngân sách và các rủi ro tiềm ẩn.
• Giám sát và điều khiển hiệu quả: NASA đã theo dõi sát sao tiến độ thực hiện dự án, điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết và giải quyết các vấn đề kỹ thuật một cách nhanh chóng.
• Sử dụng công nghệ tiên tiến: Chương trình Apollo đã sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất vào thời điểm đó, bao gồm tên lửa Saturn V, tàu vũ trụ Apollo và bộ đồ phi hành gia.
• Hợp tác quốc tế: Chương trình Apollo là một nỗ lực quốc tế, với sự tham gia của các nhà khoa học và kỹ sư từ nhiều quốc gia.

Kết quả:

• Chương trình Apollo đã thành công vang dội, đưa con người lên Mặt trăng lần đầu tiên vào năm 1969.
• Đây là một trong những thành tựu khoa học và kỹ thuật vĩ đại nhất của nhân loại.

Dự án Thành Công: Dự án Xây dựng Kênh đào Panama (Panama Canal Construction):

Mục tiêu: Xây dựng một kênh đào nối liền Đại Tây Dương và Thái Bình Dương qua eo đất Panama.

Yếu tố thành công:

• Lập kế hoạch chi tiết: Các kỹ sư đã lập kế hoạch chi tiết cho dự án Xây dựng Kênh đào Panama, bao gồm các giải pháp kỹ thuật để vượt qua những thách thức địa hình và khí hậu.
• Giám sát và điều khiển hiệu quả: Việc xây dựng kênh đào được theo dõi sát sao, đảm bảo chất lượng thi công và tiến độ dự án.
• Quản lý tài chính chặt chẽ: Dự án được quản lý tài chính chặt chẽ, huy động vốn hiệu quả và kiểm soát chi phí hợp lý.
• Hợp tác quốc tế: Dự án là kết quả của hợp tác giữa Hoa Kỳ và Pháp, thể hiện sự hợp tác quốc tế hiệu quả trong lĩnh vực cơ sở hạ tầng.

Kết quả:

• Đường hầm eo biển Manche hoàn thành vào năm 1994, trở thành một công trình kỹ thuật vĩ đại và góp phần thúc đẩy giao thương và du lịch giữa Anh và Pháp.

Dự Án Thất Bại: Dự án Di dời Dòng sông Cửu Long (Mekong Delta Diversion Project):

Mục tiêu: Chuyển hướng dòng chảy của một phần Sông Cửu Long (Mekong) sang Thái Lan để cung cấp nước cho mục đích tưới tiêu và sản xuất điện.

Yếu tố thất bại:

• Thiếu sự tham gia của cộng đồng: Dự án Di dời Dòng sông Cửu Long vấp phải sự phản đối của người dân địa phương ở Campuchia và Việt Nam, những người lo ngại về tác động tiêu cực đến môi trường và sinh kế của họ.
• Đánh giá tác động môi trường không đầy đủ: Dự án thiếu đánh giá đầy đủ về tác động môi trường tiềm tàng, bao gồm ảnh hưởng đến hệ sinh thái ven sông và nguồn nước ngầm.
• Thiếu sự phối hợp quốc tế: Việc thiếu phối hợp quốc tế giữa các quốc gia ven sông Mekong đã khiến việc thực hiện dự án gặp nhiều khó khăn.

Kết quả:

• Dự án Di dời Dòng sông Cửu Long đã bị hoãn lại do những lo ngại về môi trường, xã hội và chính trị.
• Dự án này là ví dụ điển hình về tầm quan trọng của việc tham gia cộng đồng và đánh giá tác động môi trường đầy đủ trong các dự án phát triển lớn.

Dự Án Thất Bại: Dự án Xây dựng Nhà máy điện hạt nhân Chernobyl

Bài Học Kinh Nghiệm

Giai đoạn Giám sát & Điều khiển đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng, và ngân sách đề ra. Từ đó, rút ra nhiều bài học kinh nghiệm quý giá cho các dự án sau này. Dưới đây là một số bài học kinh nghiệm tiêu biểu:

1. Lập kế hoạch chi tiết và cụ thể:

• Xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi, tiến độ, ngân sách, và các nguồn lực cần thiết cho dự án.
• Chia nhỏ dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, dễ dàng quản lý và theo dõi.
• Lập kế hoạch dự phòng cho các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra.

2. Giao tiếp hiệu quả:

• Duy trì giao tiếp thường xuyên và minh bạch giữa các bên liên quan trong dự án, bao gồm ban lãnh đạo, nhóm thực hiện, nhà cung cấp, và khách hàng.
• Sử dụng các kênh giao tiếp phù hợp như email, họp trực tiếp, hay phần mềm quản lý dự án.
• Giải quyết các vấn đề và mâu thuẫn một cách nhanh chóng và hiệu quả.

3. Theo dõi và giám sát tiến độ:

• Theo dõi sát sao tiến độ thực hiện các gói công việc so với kế hoạch đề ra.
• Sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý dự án để theo dõi tiến độ, chi phí, và hiệu quả công việc.
• Phát hiện sớm các sai lệch so với kế hoạch và có biện pháp điều chỉnh phù hợp.

4. Quản lý rủi ro hiệu quả:

• Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án.
• Đánh giá mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra của từng rủi ro.
• Lập kế hoạch phòng ngừa và ứng phó cho các rủi ro tiềm ẩn.

5. Quản lý chất lượng:

• Thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng cho từng hạng mục công việc trong dự án.
• Thực hiện kiểm tra và đánh giá chất lượng thường xuyên.
• Khắc phục các lỗi và sai sót kịp thời.

6. Quản lý thay đổi:

• Lập quy trình quản lý thay đổi hiệu quả để đảm bảo tính linh hoạt cho dự án.
• Đánh giá tác động của các thay đổi đối với dự án trước khi thực hiện.
• Cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết.

7. Quản lý tài chính hiệu quả:

• Theo dõi sát sao chi phí thực hiện dự án so với ngân sách đề ra.
• Sử dụng các nguồn lực tài chính một cách hiệu quả.
• Báo cáo tình hình tài chính của dự án thường xuyên cho ban lãnh đạo.

8. Đánh giá và rút kinh nghiệm:

• Sau khi hoàn thành dự án, cần tổ chức đánh giá hiệu quả thực hiện dự án.
• Xác định những điểm thành công, hạn chế, và bài học kinh nghiệm rút ra.
• Áp dụng những bài học kinh nghiệm cho các dự án sau này.

Kết luận:

Giai đoạn Giám sát & Điều khiển là giai đoạn quan trọng trong việc đảm bảo dự án hoàn thành thành công. Các bài học kinh nghiệm rút ra từ giai đoạn này sẽ giúp các nhà quản lý dự án nâng cao hiệu quả thực hiện dự án, tiết kiệm chi phí, và giảm thiểu rủi ro.

Ngoài ra, cần lưu ý rằng mỗi dự án có những đặc điểm riêng, do đó cần áp dụng các bài học kinh nghiệm một cách linh hoạt và phù hợp với từng dự án cụ thể.

Giai Đoạn Đóng (Closed)

Giai đoạn đóng dự án đánh dấu sự kết thúc chính thức của một hành trình đầy nỗ lực, đồng thời mở ra cánh cửa cho những khởi đầu mới. Đây là giai đoạn quan trọng để hoàn thiện mọi công việc còn sót lại, tổng kết kinh nghiệm và chuẩn bị cho những dự án tiếp theo. Hãy cùng khám phá các hoạt động then chốt trong giai đoạn đóng dự án:

Hoạt Động Chính

1. Chấp Nhận Sản Phẩm Cuối Cùng của Dự Án (Project Deliverable Acceptance): Xác nhận và chấp nhận các sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng của dự án từ phía khách hàng hoặc bên nội bộ.
2. Hoàn Thiện Tài Liệu (Finalize Documentation): Hoàn thiện và cập nhật các tài liệu và hồ sơ của dự án để đảm bảo sự hoàn chỉnh và minh bạch.
3. Đóng Hợp Đồng và Thỏa Thuận (Closure of Contracts and Agreements): Hoàn tất và đóng cửa các hợp đồng và thỏa thuận liên quan đến dự án.
4. Giải Phóng Tài Nguyên (Resource Release): Giải phóng và trả lại tài nguyên như lao động, thiết bị sau khi dự án kết thúc.
5. Kết Thúc Tài Chính (Financial Closure): Hoàn thiện và kết thúc tài chính của dự án, bao gồm thanh toán tài khoản và báo cáo tài chính.
6. Bài Học Học Được (Lessons Learned): Xác định và ghi nhận những bài học học được từ kinh nghiệm của dự án để áp dụng vào các dự án tương lai.
7. Tương Tác với Các Bên Liên Quan (Stakeholder Engagement): Liên tục tương tác và thông báo với các bên liên quan về kết quả và kết thúc của dự án.
8. Chuyển Giao và Bàn Giao (Transition and Handover): Chuyển giao các sản phẩm, dịch vụ hoặc trách nhiệm cho các bên liên quan hoặc các bộ phận tiếp theo.
9. Kỷ Niệm và Thông Tin (Celebrate and Recognize): Tổ chức sự kiện hoặc hoạt động để kỷ niệm thành công của dự án và công nhận những cống hiến của đội ngũ.
10. Đánh Giá Kết Thúc Dự Án (Project Closure Review): Đánh giá và làm báo cáo về các khía cạnh của dự án, bao gồm các thành công, thất bại, và các điểm học được để cải thiện trong tương lai.

Lợi Ích

Giai đoạn đóng dự án, tưởng chừng như chỉ đơn thuần là việc hoàn thiện các công việc còn sót lại và tổng kết kết quả, thực chất mang lại vô số lợi ích to lớn cho cả dự án và doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích tiêu biểu:

1. Hoàn thiện dự án một cách trọn vẹn:

• Đảm bảo tất cả các hạng mục công việc đã được hoàn thành theo đúng yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu đề ra ban đầu.
• Tránh tình trạng bỏ sót công việc, dẫn đến những sai sót hoặc khiếm khuyết trong sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng.
• Mang lại sự hoàn chỉnh và chuyên nghiệp cho dự án, góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp.

2. Tổng kết kinh nghiệm và bài học quý giá:

• Cung cấp cơ hội để nhìn nhận lại toàn bộ quá trình thực hiện dự án, từ đó xác định những điểm mạnh, điểm yếu, thành công và thất bại.
• Rút ra bài học kinh nghiệm quý giá để áp dụng cho các dự án trong tương lai, giúp nâng cao hiệu quả thực hiện và giảm thiểu rủi ro.
• Tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển và cải tiến liên tục của doanh nghiệp.

3. Giải phóng nguồn lực cho các dự án mới:

• Trao trả các nguồn lực như nhân lực, thiết bị, vật tư, v.v. đã được sử dụng trong dự án, giúp tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí.
• Tạo điều kiện để tái sử dụng các nguồn lực cho các dự án mới một cách hiệu quả.
• Nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường và thực hiện các chiến lược kinh doanh mới.

4. Đảm bảo thanh toán và hoàn thiện các nghĩa vụ tài chính:

• Hoàn tất thanh toán các khoản chi phí còn lại cho nhà cung cấp, đối tác và các bên liên quan khác.
• Giải quyết mọi vướng mắc tài chính liên quan đến dự án, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
• Duy trì uy tín và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

5. Tăng cường giao tiếp và hợp tác:

• Duy trì giao tiếp cởi mở và minh bạch với các bên liên quan trong suốt quá trình đóng dự án.
• Giải đáp mọi thắc mắc và phản hồi của các bên liên quan một cách kịp thời và chuyên nghiệp.
• Tăng cường sự gắn kết và hợp tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

6. Chuẩn bị cho các dự án tiếp theo:

• Xác định những yếu tố then chốt góp phần vào thành công của dự án và những điểm cần cải thiện trong tương lai.
• Lập kế hoạch và chuẩn bị tốt hơn cho các dự án tiếp theo, giúp nâng cao tỷ lệ thành công và hiệu quả thực hiện.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

7. Nâng cao tinh thần và động viên nhân viên:

• Ghi nhận và khen thưởng những cá nhân và tập thể có đóng góp xuất sắc cho dự án.
• Tạo dựng môi trường làm việc tích cực và khích lệ tinh thần cho nhân viên.
• Nâng cao hiệu suất làm việc và gắn kết nhân viên với doanh nghiệp.

8. Bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan:

• Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hài lòng với kết quả của dự án.
• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp và hợp tác lâu dài với các bên liên quan.
• Tăng cường uy tín và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

Câu Chuyện Thực Tế – Dự án Tàu con thoi Apollo 11

Bài Học Kinh Nghiệm

Giai đoạn đóng dự án, tưởng chừng như chỉ đơn thuần là việc hoàn thiện các công việc còn sót lại và tổng kết kết quả, đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo thành công toàn diện của dự án và tạo nền tảng vững chắc cho những dự án tiếp theo. Từ những dự án lớn tầm cỡ quốc gia đến những dự án nhỏ trong phạm vi doanh nghiệp, tổ chức, mỗi giai đoạn đóng dự án đều mang đến những bài học kinh nghiệm quý giá, góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện và tối ưu hóa lợi ích cho tất cả các bên liên quan.

Dưới đây là những bài học kinh nghiệm cốt lõi được rút ra từ giai đoạn đóng dự án:

1. Hoàn thiện dự án một cách trọn vẹn:

• Đảm bảo hoàn thành đầy đủ và chính xác mọi hạng mục công việc theo đúng yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu đề ra ban đầu.
• Kiểm tra và nghiệm thu kỹ lưỡng tất cả các sản phẩm, dịch vụ của dự án trước khi bàn giao cho khách hàng hoặc bên sử dụng.
• Giải quyết mọi vấn đề phát sinh và hoàn thiện các hạng mục còn thiếu sót để đảm bảo sự trọn vẹn và chuyên nghiệp cho dự án.

2. Tổng kết kinh nghiệm và bài học quý giá:

• Dành thời gian tổ chức các buổi họp tổng kết để đánh giá toàn diện dự án, bao gồm các khía cạnh như mục tiêu, tiến độ, chất lượng, chi phí, hiệu quả, tác động, v.v.
• Xác định những điểm mạnh, điểm yếu, thành công và thất bại của dự án một cách khách quan và trung thực.
• Rút ra bài học kinh nghiệm quý giá để áp dụng cho các dự án trong tương lai, giúp nâng cao hiệu quả thực hiện, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lợi ích.

3. Giải phóng nguồn lực hiệu quả:

• Trao trả các nguồn lực như nhân lực, thiết bị, vật tư đã được sử dụng trong dự án một cách hợp lý và khoa học.
• Lập kế hoạch cụ thể cho việc giải phóng nguồn lực, đảm bảo không lãng phí tài nguyên và tránh ảnh hưởng đến các hoạt động khác.
• Cập nhật và điều chỉnh kế hoạch sử dụng tài nguyên cho các dự án tiếp theo một cách hiệu quả.

4. Đảm bảo thanh toán và hoàn thiện nghĩa vụ tài chính:

• Hoàn tất thanh toán đầy đủ và đúng hạn cho nhà cung cấp, đối tác và các bên liên quan khác theo đúng hợp đồng đã ký kết.
• Giải quyết mọi vướng mắc tài chính liên quan đến dự án một cách minh bạch và chính xác.
• Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về tài chính và thuế.

5. Duy trì giao tiếp và hợp tác hiệu quả:

• Duy trì giao tiếp cởi mở, minh bạch và thường xuyên với các bên liên quan trong suốt giai đoạn đóng dự án.
• Cung cấp đầy đủ thông tin về tiến độ, kết quả và các vấn đề phát sinh của dự án cho các bên liên quan.
• Giải đáp mọi thắc mắc và phản hồi của các bên liên quan một cách kịp thời và chuyên nghiệp.
• Tăng cường sự gắn kết và hợp tác giữa các bộ phận tham gia dự án để hoàn thiện các công việc một cách hiệu quả.

6. Chuẩn bị kỹ lưỡng cho các dự án tiếp theo:

• Áp dụng những bài học kinh nghiệm và kiến thức thu được từ dự án hiện tại vào việc lập kế hoạch và thực hiện cho các dự án tiếp theo.
• Sử dụng hiệu quả các nguồn lực còn lại của dự án hiện tại cho các dự án tiếp theo.
• Xác định những yếu tố then chốt góp phần vào thành công của dự án và những điểm cần cải thiện trong tương lai.
• Chuẩn bị tốt về mọi mặt, bao gồm nhân lực, tài chính, vật tư, thiết bị, v.v., để đảm bảo thành công cho các dự án tiếp theo.

7. Nâng cao tinh thần và động viên nhân viên:

• Ghi nhận và khen thưởng những cá nhân và tập thể có đóng góp xuất sắc cho dự án.
• Tạo dựng môi trường làm việc tích cực, khích lệ tinh thần và động viên nhân viên.
• Cung cấp cơ hội học hỏi và phát triển cho nhân viên thông qua các khóa đào tạo, hội thảo, v.v.
• Nâng cao hiệu suất làm việc và gắn kết nhân viên với doanh nghiệp để thực hiện tốt các dự án tiếp theo.

8. Bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan:

• Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hài lòng với kết quả của dự án.
• Tuân thủ đầy đủ các cam kết đã ký kết trong hợp đồng và thỏa thuận với các bên liên quan.
• Giải quyết mọi tranh chấp và khiếu nại của các bên liên quan một cách công bằng và thỏa đáng.
• Duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài và tin cậy với các bên liên quan cho các dự án trong tương lai.

9. Lưu trữ hồ sơ dự án đầy đủ và an toàn:

• Thu thập và lưu trữ đầy đủ tất cả các hồ sơ liên quan đến dự án, bao gồm báo cáo, tài liệu, hợp đồng, bản vẽ, hình ảnh, v.v.
• Lưu trữ hồ sơ dự án một cách an toàn và có hệ thống để dễ dàng truy cập, tra cứu và sử dụng cho các mục đích cần thiết trong tương lai.
• Bảo mật thông tin dự án theo đúng quy định của pháp luật và doanh nghiệp.

10. Trình bày kết quả dự án và chia sẻ kinh nghiệm:

• Báo cáo kết quả dự án cho ban lãnh đạo, các bên liên quan và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
• Chia sẻ bài học kinh nghiệm và kiến thức thu được từ dự án với các đồng nghiệp và cộng đồng.
• Tham gia các hội thảo, hội nghị để chia sẻ kinh nghiệm về giai đoạn đóng dự án và đóng góp vào sự phát triển chung của ngành.

Bằng cách thực hiện tốt giai đoạn đóng dự án doanh nghiệp và tổ chức có thể:

• Nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa lợi ích cho tất cả các bên liên quan.
• Tăng cường uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường.
• Tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Giai đoạn đóng dự án đóng vai trò quan trọng không kém gì các giai đoạn khác trong vòng đời dự án. Doanh nghiệp và tổ chức cần dành sự quan tâm và đầu tư đúng mức cho giai đoạn này để đảm bảo thành công toàn diện của dự án và tạo nền tảng vững chắc cho những dự án tiếp theo.

10 Lĩnh Vực Kiến Thức Quan Trọng Trong Quản Lý Dự Án

1. Quản lý Phạm vi (Scope Management): Quản lý phạm vi là quá trình xác định và kiểm soát những gì được bao gồm trong dự án và những gì không được bao gồm. Nó bao gồm việc phân tích yêu cầu, xác định phạm vi, và xác nhận rõ ràng phạm vi dự án để đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng cách.
2. Quản lý Lịch Trình (Schedule Management): Quản lý lịch trình bao gồm việc xác định, lập kế hoạch và kiểm soát lịch trình cần thiết để hoàn thành dự án. Nó liên quan đến lập lịch, phân bổ thời gian cho các hoạt động, theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
3. Quản lý Chi phí (Cost Management): Quản lý chi phí là quá trình dự đoán, lập kế hoạch, quản lý và kiểm soát các chi phí liên quan đến dự án. Nó bao gồm việc ước tính, theo dõi và điều chỉnh ngân sách của dự án để đảm bảo rằng tài chính được quản lý hiệu quả.
4. Quản lý Chất lượng (Quality Management): Quản lý chất lượng là quá trình xác định các yêu cầu về chất lượng, thiết kế các kế hoạch để đạt được chúng, và kiểm soát quá trình sản xuất hoặc cung cấp sản phẩm/dịch vụ để đảm bảo rằng chất lượng được duy trì.
5. Quản lý Rủi ro (Risk Management): Quản lý rủi ro bao gồm việc xác định, đánh giá và quản lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án. Nó bao gồm việc phân tích rủi ro, phát triển kế hoạch giảm thiểu rủi ro và theo dõi, kiểm soát các rủi ro trong suốt quá trình dự án.
6. Quản lý Tài nguyên (Resource Management): Quản lý tài nguyên là quá trình quản lý và sử dụng tài nguyên của dự án, bao gồm nhân lực, vật liệu và thiết bị, một cách hiệu quả để đảm bảo rằng các hoạt động dự án được thực hiện theo kế hoạch.
7. Quản lý Giao tiếp (Communication Management): Quản lý giao tiếp bao gồm việc lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát việc truyền thông và giao tiếp trong dự án. Nó nhấn mạnh vào việc xác định người nhận thông tin, loại thông tin cần thiết và lịch trình giao tiếp để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả.
8. Quản lý Liên hệ (Stakeholder Management): Quản lý liên hệ liên quan đến việc xác định, lập kế hoạch và quản lý mối quan hệ với tất cả các bên liên quan đến dự án. Nó bao gồm việc xác định và đáp ứng các yêu cầu của các bên liên quan và duy trì mối quan hệ tích cực với họ.
9. Quản lý Xếp hạng (Procurement Management): Quản lý xếp hạng liên quan đến việc lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát việc mua sắm hoặc thuê các sản phẩm, dịch vụ hoặc tài sản cần thiết để thực hiện dự án một cách hiệu quả.
10. Quản lý Thay đổi (Change Management): Quản lý thay đổi là quá trình quản lý và kiểm soát các thay đổi trong phạm vi, thời gian, chi phí hoặc các yếu tố khác của dự án. Nó bao gồm việc đánh giá tác động của các thay đổi và thực hiện các biện pháp để quản lý chúng một cách có hiệu quả.

Ma Trận Liên Kết Quy Trình Quản Lý Dự Án Và Lĩnh Vực Kiến Thức Quản Lý Dự Án

Quản Lý Tích hợp (Integration Management)

1. Develop Project Charter (Phát Triển Chứng Nhận Dự Án):
   • Xác định và lập dự án charter, tài liệu quản lý chính thức khởi đầu dự án, xác định người sở hữu dự án và cung cấp quyền hạn cho dự án.
   • Giai đoạn Khởi Đầu (Initiating Phase) – Trong giai đoạn này, việc phát triển project charter là bước quan trọng để bắt đầu dự án và xác định rõ phạm vi, mục tiêu và người quản lý dự án.
2. Develop Project Management Plan (Phát Triển Kế Hoạch Quản Lý Dự Án):
   • Xác định, lập và xác nhận kế hoạch quản lý dự án, bao gồm tất cả các quy trình và tài liệu hướng dẫn quản lý dự án.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Trong giai đoạn này, phát triển kế hoạch quản lý dự án giúp xác định cách tiếp cận và quản lý tất cả các khía cạnh của dự án.
3. Direct and Manage Project Work (Hướng Dẫn và Quản Lý Công Việc Dự Án):
   • Thực hiện công việc dự án theo kế hoạch quản lý dự án đã được phát triển, duy trì sự nhất quán và điều phối các hoạt động dự án.
   • Giai đoạn Thực Hiện (Executing Phase) – Trong giai đoạn này, quản lý tích hợp giám sát và điều chỉnh hoạt động dự án để đảm bảo rằng chúng đang diễn ra theo kế hoạch.
4. Monitor and Control Project Work (Giám Sát và Kiểm Soát Công Việc Dự Án):
   • Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh hiệu suất và quy trình dự án để đảm bảo rằng mục tiêu dự án được đạt được.
   • Giai đoạn Kiểm Soát và Thực Hiện (Monitoring and Controlling Phase) – Trong giai đoạn này, quản lý tích hợp giám sát tiến độ và hiệu suất của dự án và thực hiện các biện pháp kiểm soát cần thiết để đảm bảo rằng dự án tiếp tục tiến triển theo kế hoạch.

Quản Lý Phạm Vi (Scope Management)

1. Collect Requirements (Thu thập Yêu cầu):
   • Đây là hoạt động thu thập và tài liệu hóa nhu cầu và yêu cầu của các bên liên quan để thiết lập một hiểu biết rõ ràng về những gì phải được thực hiện trong dự án.
   • Giai đoạn Khởi đầu (Initiating Phase): Trong giai đoạn này, các yêu cầu cần được thu thập và phân loại để bắt đầu dự án với một hiểu biết cụ thể về phạm vi.
2. Define Scope (Xác định Phạm vi):
   • Bước này bao gồm việc phát triển một mô tả chi tiết về dự án và các sản phẩm dự án, bao gồm tất cả công việc cần thiết để hoàn thành dự án thành công. Nó cũng bao gồm việc tạo ra một tuyên bố phạm vi mô tả rõ ràng về ranh giới, mục tiêu và sản phẩm cần phát triển.
   • Giai đoạn Khởi đầu (Initiating Phase): Tại giai đoạn này, tuyên bố phạm vi sẽ được xác định để định hình chiều sâu và phạm vi của dự án.
3. Create Work Breakdown Structure (Tạo cấu trúc phân công công việc):
   • Trong hoạt động này, phạm vi dự án được phân rã thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn gọi là gói công việc. Những gói công việc này sau đó được tổ chức thành một cấu trúc phân rã phần công việc (WBS), giúp xác định và tổ chức phạm vi công việc.
   • Giai đoạn Lập kế hoạch (Planning Phase): Tại đây, WBS được phát triển và sử dụng để lập kế hoạch chi tiết cho dự án.
4. Verify Scope (Xác nhận Phạm vi):
   • Hoạt động này liên quan đến việc chấp nhận chính thức các sản phẩm dự án đã hoàn thành bởi các bên liên quan. Nó đảm bảo rằng nhóm dự án đã thực hiện tất cả các yêu cầu và mục tiêu được mô tả trong tuyên bố phạm vi.
   • Giai đoạn Kiểm soát và Thực hiện (Monitoring and Controlling Phase): Trong giai đoạn này, việc xác nhận phạm vi giúp đảm bảo rằng dự án đang tiến triển theo đúng hướng và đáp ứng đúng các yêu cầu của bên liên quan.
5. Control Scope (Kiểm soát Phạm vi):
   • Hoạt động này liên quan đến việc theo dõi và kiểm soát các thay đổi đối với phạm vi dự án trong suốt vòng đời dự án. Nó bao gồm xem xét, chấp thuận hoặc từ chối các thay đổi, quản lý sự lan rộng của phạm vi và đảm bảo rằng dự án không vượt ra khỏi các ranh giới phạm vi đã xác định.
   • Giai đoạn Kiểm soát và Thực hiện (Monitoring and Controlling Phase): Trong giai đoạn này, việc kiểm soát phạm vi giúp duy trì sự kiểm soát đối với dự án và đảm bảo rằng nó không bị lan rộng quá mức.

Quản Lý Lịch Trình (Schedule Management)

1. Plan Schedule Management (Lập Kế Hoạch Quản Lý Lịch Trình):
   • Hoạt động này bao gồm việc xác định cách quản lý và điều hành lịch trình của dự án, bao gồm xác định các tiêu chí đánh giá và công cụ, kỹ thuật được sử dụng để lập kế hoạch, và tài liệu hóa kế hoạch quản lý lịch trình.
   • Giai đoạn Khởi đầu (Initiating Phase): Trong giai đoạn này, kế hoạch quản lý lịch trình được lập ra để thiết lập khung thời gian và quy trình quản lý lịch trình cho dự án.
2. Define Activities (Xác Định Các Hoạt Động):
   • Trong hoạt động này, các công việc cụ thể cần thiết để hoàn thành dự án được xác định và tài liệu hóa.
   • Giai đoạn Lập kế hoạch (Planning Phase): Tại đây, các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu thời gian của dự án được xác định và liệt kê.
3. Sequence Activities (Xác Định Thứ Tự Các Hoạt Động):
   • Hoạt động này tập trung vào xác định thứ tự logic của các hoạt động để đảm bảo rằng chúng được thực hiện đúng thứ tự.
   • Giai đoạn Lập kế hoạch (Planning Phase): Tại đây, thứ tự của các hoạt động trong dự án được xác định để xây dựng lịch trình.
4. Estimate Activity Durations (Ước Lượng Thời Gian Cho Các Hoạt Động):
   • Trong hoạt động này, thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động cụ thể được ước lượng.
   • Giai đoạn Lập kế hoạch (Planning Phase): Thời gian cần thiết để thực hiện các hoạt động được ước lượng để xây dựng lịch trình dự án.
5. Develop Schedule (Phát Triển Lịch Trình):
   • Hoạt động này liên quan đến việc tạo ra một lịch trình chi tiết về thời gian cho dự án.
   • Giai đoạn Lập kế hoạch (Planning Phase): Lịch trình dự án được phát triển dựa trên thông tin về các hoạt động và ước lượng thời gian.
6. Control Schedule (Kiểm Soát Lịch Trình):
   • Trong hoạt động này, tiến độ thực tế của dự án được so sánh với lịch trình dự án và điều chỉnh khi cần thiết.
   • Giai đoạn Kiểm soát và Thực hiện (Monitoring and Controlling Phase): Kiểm soát và điều chỉnh lịch trình dự án để đảm bảo tuân thủ với mục tiêu thời gian

Quản Lý Chi Phí (Cost Management)

1. Plan Cost Management (Lập Kế Hoạch Quản Lý Chi Phí):
   • Trong hoạt động này, kế hoạch quản lý chi phí được lập ra để xác định cách quản lý, dự toán và kiểm soát chi phí của dự án. Nó bao gồm việc xác định các tiêu chí đo lường hiệu quả chi phí và thiết lập quy trình để thực hiện việc quản lý chi phí.
   • Giai đoạn Khởi Đầu (Initiating Phase) – Trong giai đoạn này, kế hoạch quản lý chi phí được thiết lập để xác định cách tiếp cận và quản lý chi phí trong suốt dự án.
2. Estimate Costs (Ước Lượng Chi Phí):
   • Hoạt động này tập trung vào việc ước lượng chi phí cần thiết cho từng hoạt động hoặc gói công việc cụ thể trong dự án. Các kỹ thuật như ước lượng tam cấp và ước lượng dựa trên chuyên gia được sử dụng để xác định các chi phí dự kiến.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Trong giai đoạn này, ước lượng chi phí cho các hoạt động cụ thể giúp xác định nguồn lực cần thiết và lập kế hoạch ngân sách.
3. Determine Budget (Xác Định Ngân Sách):
   • Trong hoạt động này, ngân sách dự án được xác định dựa trên các ước lượng chi phí đã được thực hiện. Ngân sách này sẽ là cơ sở để quản lý và kiểm soát chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Sau khi đã ước lượng chi phí, giai đoạn này liên quan đến xác định ngân sách dự án dựa trên các ước lượng này.
4. Control Costs (Kiểm Soát Chi Phí):
   • Hoạt động này nhằm đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong ngân sách đã xác định. Trong quá trình này, tiến độ thực tế của dự án được so sánh với ngân sách dự kiến và các biện pháp kiểm soát chi phí được thực hiện để duy trì sự cân đối giữa chi phí và ngân sách.
   • Giai đoạn Kiểm Soát và Thực Hiện (Monitoring and Controlling Phase) – Trong giai đoạn này, kiểm soát chi phí được thực hiện để duy trì sự cân đối giữa chi phí thực tế và ngân sách dự kiến của dự án.

Quản Lý Chất Lượng (Quality Management)

1. Plan Quality Management (Lập Kế Hoạch Quản Lý Chất Lượng):

1. • Trong hoạt động này, kế hoạch quản lý chất lượng được lập ra để xác định cách tiếp cận và quản lý chất lượng trong suốt dự án. Nó bao gồm việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng, các công cụ và kỹ thuật sẽ được sử dụng để đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Trong giai đoạn này, kế hoạch quản lý chất lượng được thiết lập để định rõ cách tiếp cận và quản lý chất lượng trong dự án.

2. Manage Quality (Quản Lý Chất Lượng):

1. • Trong hoạt động này, các hoạt động được thực hiện để thực hiện kế hoạch quản lý chất lượng. Các công việc này bao gồm việc thực hiện các kiểm tra chất lượng, đảm bảo rằng các tiêu chuẩn chất lượng được tuân thủ và quản lý các biện pháp cải tiến chất lượng.
   • Giai đoạn Thực Hiện (Executing Phase) – Trong giai đoạn này, quản lý chất lượng giúp thực hiện các hoạt động quản lý chất lượng đã được lập kế hoạch để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã xác định.

3. Control Quality (Kiểm Soát Chất Lượng):

1. • Hoạt động này tập trung vào việc kiểm tra và đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất đáp ứng các yêu cầu chất lượng. Nó bao gồm việc thực hiện các hoạt động kiểm tra, kiểm tra và kiểm định để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ không có lỗi và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
   • Giai đoạn Kiểm Soát và Thực Hiện (Monitoring and Controlling Phase) – Trong giai đoạn này, hoạt động kiểm soát chất lượng được thực hiện để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các yêu cầu chất lượng đã được xác định trong kế hoạch quản lý chất lượng.

Quản Lý Tài Nguyên (Resource Management)

1. Plan Resource Management (Lập Kế Hoạch Quản Lý Tài Nguyên):
   • Xác định và xác nhận nguồn lực cần thiết cho dự án và cách quản lý, tổ chức và điều phối chúng.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Trong giai đoạn này, lập kế hoạch quản lý tài nguyên giúp xác định và định hình nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án.
2. Estimate Activity Resources (Ước Lượng Tài Nguyên Công Việc):
   • Xác định loại và số lượng tài nguyên cần thiết cho từng hoạt động cụ thể trong dự án.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Trong giai đoạn này, ước lượng tài nguyên cho các hoạt động cụ thể giúp lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả.
3. Acquire Resources (Thu Hồi Tài Nguyên):
   • Xác định, thuê mướn hoặc tạo ra các nguồn lực cần thiết cho dự án.
   • Giai đoạn Thực Hiện (Executing Phase) – Trong giai đoạn này, thu hồi tài nguyên giúp đảm bảo rằng tất cả các nguồn lực cần thiết đã sẵn sàng và có sẵn để triển khai dự án.
4. Develop Team (Phát Triển Nhóm):
   • Xây dựng và phát triển nhóm làm việc để đảm bảo hiệu suất làm việc cao nhất.
   • Giai đoạn Thực Hiện (Executing Phase) – Trong giai đoạn này, phát triển nhóm giúp xây dựng một đội ngũ làm việc đồng đội và hiệu quả để thực hiện các hoạt động dự án.

Quản Lý Giao Tiếp (Communication Management)

1. Plan Communication Management (Lập Kế Hoạch Quản Lý Giao Tiếp):
   • Xác định các nhu cầu giao tiếp của các bên liên quan, xác định các phương tiện và phương thức giao tiếp phù hợp, và lập kế hoạch thực hiện giao tiếp.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Trong giai đoạn này, lập kế hoạch quản lý giao tiếp giúp xác định cách tiếp cận và quản lý giao tiếp trong dự án.
2. Manage Communication (Quản Lý Giao Tiếp):
   • Thực hiện kế hoạch giao tiếp, bao gồm việc tạo, phân phối và lưu trữ thông tin dự án.
   • Giai đoạn Thực Hiện (Executing Phase) – Trong giai đoạn này, quản lý giao tiếp giúp thực hiện các hoạt động giao tiếp đã được lập kế hoạch để đảm bảo thông tin được truyền đạt đúng cách.
3. Monitor Communication (Giám Sát Giao Tiếp):
   • Theo dõi hiệu suất của quá trình giao tiếp trong dự án và thực hiện các biện pháp cần thiết để cải thiện giao tiếp nếu cần.
   • Giai đoạn Kiểm Soát và Thực Hiện (Monitoring and Controlling Phase) – Trong giai đoạn này, giám sát giao tiếp giúp đảm bảo rằng quá trình giao tiếp diễn ra một cách hiệu quả và có thể điều chỉnh nếu cần thiết.

Quản Lý Rủi Ro (Risk Management)

1. Plan Risk Management (Lập Kế Hoạch Quản Lý Rủi Ro):
   • Xác định cách tiếp cận và quản lý rủi ro trong suốt dự án. Kế hoạch này bao gồm việc xác định phương pháp, công cụ và kỹ thuật để xác định, đánh giá và quản lý rủi ro.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Trong giai đoạn này, kế hoạch quản lý rủi ro được thiết lập để định rõ cách tiếp cận và quản lý rủi ro trong dự án.
2. Identify Risks (Xác Định Rủi Ro):
   • Xác định các sự kiện có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến dự án, cùng với việc nhận diện các nguyên nhân tiềm ẩn và hậu quả của chúng.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Trong giai đoạn này, việc xác định rủi ro giúp hiểu rõ các nguy cơ tiềm ẩn và chuẩn bị cho việc xử lý chúng.
3. Perform Qualitative Risk Analysis (Thực Hiện Phân Tích Rủi Ro Chất Lượng):
   • Đánh giá và ưu tiên các rủi ro dựa trên độ ảnh hưởng và xác suất xảy ra, thường thông qua việc sử dụng kỹ thuật ma trận xác suất-ảnh hưởng.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Trong giai đoạn này, phân tích rủi ro chất lượng giúp xác định rõ các rủi ro quan trọng và ưu tiên chúng để chuẩn bị kế hoạch xử lý rủi ro.
4. Perform Quantitative Risk Analysis (Thực Hiện Phân Tích Rủi Ro Số Lượng):
   • Đánh giá và quản lý rủi ro dựa trên số liệu và dữ liệu cụ thể, thường thông qua việc sử dụng kỹ thuật mô phỏng và phân tích số liệu thống kê.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Trong giai đoạn này, phân tích rủi ro số lượng giúp hiểu rõ hơn về các rủi ro và ảnh hưởng của chúng đến dự án.

Quản Lý Mua Hàng (Procurement Management)

1. Plan Procurement Management (Lập Kế Hoạch Quản Lý Mua Hàng):
   • Xác định cách tiếp cận và quản lý việc mua sắm các tài sản, dịch vụ và sản phẩm cần thiết từ bên ngoài tổ chức.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Trong giai đoạn này, lập kế hoạch quản lý mua hàng giúp xác định các nhu cầu mua hàng và xác định các phương pháp và quy trình để thực hiện việc mua sắm.
2. Conduct Procurements (Thực Hiện Mua Hàng):
   • Tiến hành các hoạt động liên quan đến việc mua sắm, bao gồm việc lựa chọn nhà cung cấp, thiết kế hợp đồng, và thực hiện quá trình mua hàng.
   • Giai đoạn Thực Hiện (Executing Phase) – Trong giai đoạn này, thực hiện mua hàng bao gồm việc thực hiện các hợp đồng, giao dịch và quản lý nhà cung cấp.
3. Control Procurements (Kiểm Soát Mua Hàng):
   • Theo dõi và quản lý hiệu suất của các nhà cung cấp để đảm bảo rằng các cam kết được thực hiện và chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ được đáp ứng.
   • Giai đoạn Kiểm Soát và Thực Hiện (Monitoring and Controlling Phase) – Trong giai đoạn này, kiểm soát mua hàng đảm bảo rằng các cam kết hợp đồng được tuân thủ và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp.

Quản Lý Bên Liên Quan (Stakeholder Management)

1. Identify Stakeholders (Xác Định Các Bên Liên Quan):
   • Xác định và đánh giá các cá nhân, tổ chức hoặc nhóm có ảnh hưởng đến hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, và xác định nhu cầu, mong muốn, quan điểm, và tầm quan trọng của họ đối với dự án.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Trong giai đoạn này, việc xác định các bên liên quan giúp định hình chiến lược giao tiếp và quản lý liên hệ.
2. Plan Stakeholder Engagement (Lập Kế Hoạch Giao Tiếp với Bên Liên Quan):
   • Phát triển kế hoạch quản lý liên hệ dựa trên nhu cầu, mong muốn và quyền lợi của các bên liên quan để tối ưu hóa ảnh hưởng của họ lên dự án.
   • Giai đoạn Lập Kế Hoạch (Planning Phase) – Trong giai đoạn này, lập kế hoạch giao tiếp với bên liên quan giúp xác định cách tiếp cận và tương tác với họ.
3. Manage Stakeholder Engagement (Quản Lý Giao Tiếp với Bên Liên Quan):
   • Tương tác với các bên liên quan để duy trì và tăng cường cam kết và quan hệ tích cực với dự án.
   • Giai đoạn Thực Hiện (Executing Phase) – Trong giai đoạn này, quản lý giao tiếp với bên liên quan giúp duy trì một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sự phát triển của dự án.
4. Monitor Stakeholder Engagement (Theo Dõi Giao Tiếp với Bên Liên Quan):
   • Theo dõi mức độ hài lòng và cam kết của các bên liên quan và thực hiện các biện pháp cần thiết để tăng cường mối quan hệ.
   • Giai đoạn Kiểm Soát và Thực Hiện (Monitoring and Controlling Phase) – Trong giai đoạn này, theo dõi giao tiếp với bên liên quan giúp đảm bảo rằng mối quan hệ với họ được duy trì và cải thiện theo thời gian.

Tổng Kết

Chương 3 đã đi sâu vào 5 giai đoạn quan trọng trong vòng đời của một dự án: Khởi đầu, Lập kế hoạch, Thực thi, Giám sát & Điều khiển và Đóng dự án. Mỗi giai đoạn đều đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo thành công của dự án và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan.

• Giai đoạn Khởi đầu tập trung vào việc xác định mục tiêu, phạm vi và tính khả thi của dự án. Giai đoạn này rất quan trọng để đảm bảo rằng dự án được khởi đầu đúng hướng và có cơ hội thành công cao.
• Giai đoạn Lập kế hoạch là giai đoạn chi tiết hóa các công việc cần thực hiện, xác định thời gian hoàn thành, phân bổ nguồn lực và dự trù chi phí. Giai đoạn này giúp đảm bảo dự án được thực hiện một cách hiệu quả và tiết kiệm.
• Giai đoạn Thực thi là giai đoạn triển khai các công việc theo kế hoạch đã được lập. Giai đoạn này đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và linh hoạt để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng và trong phạm vi ngân sách.
• Giai đoạn Giám sát & Điều khiển là giai đoạn theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện dự án so với kế hoạch, đồng thời thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu. Giai đoạn này giúp đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng và không bị chệch khỏi mục tiêu đề ra.
• Giai đoạn Đóng dự án là giai đoạn hoàn thiện các công việc còn sót lại, bàn giao sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng và tổng kết kinh nghiệm rút ra từ dự án. Giai đoạn này giúp đảm bảo dự án được hoàn thiện một cách trọn vẹn và cung cấp những bài học kinh nghiệm quý giá cho các dự án tiếp theo.

Ngoài ra, chương 3 còn giới thiệu 10 lĩnh vực kiến thức quan trọng trong quản lý dự án, bao gồm: Quản lý Tích hợp, Quản lý Phạm vi, Quản lý Lịch trình, Quản lý Chi phí, Quản lý Chất lượng, Quản lý Tài nguyên, Quản lý Giao tiếp, Quản lý Rủi ro, Quản lý Mua hàng và Quản lý Bên liên quan. Mỗi lĩnh vực kiến thức đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án.

Cuối cùng, chương 3 cũng trình bày tam giác IRON trong quản lý dự án, bao gồm Chất lượng tốt, Nhanh chóng và Giá rẻ. Ba yếu tố này luôn mâu thuẫn với nhau và người quản lý dự án cần phải cân nhắc kỹ lưỡng để lựa chọn phương án phù hợp nhất cho dự án của mình.

Tóm lại, Chương 3 đã cung cấp cho người đọc những kiến thức cơ bản về 5 giai đoạn quan trọng trong quản lý dự án, 10 lĩnh vực kiến thức quan trọng. Những kiến thức này sẽ giúp người đọc hiểu rõ hơn về vai trò và tầm quan trọng của quản lý dự án trong việc đảm bảo thành công của một dự án.

Trong Ngày 4, chúng ta sẽ xem xét về phương pháp Waterfall trong quản lý dự án. Phương pháp này được sử dụng để quản lý các dự án có tính chất cố định và có thể dự đoán được. Chúng ta sẽ tìm hiểu về cách Waterfall hoạt động, lợi ích và hạn chế của nó, cùng với các bước thực hiện một dự án theo phương pháp Waterfall.

Tim hiểu thêm:

• PMI: https://www.pmi.org/
• Coursera: https://www.coursera.org/
• Udemy: https://www.udemy.com/
• edX: https://www.edx.org/
• Fastwork: https://fastwork.vn/