Theo Viện Quản Lý Dự Án (PMI), tổng GDP của các ngành tập trung vào dự án dự kiến sẽ tăng lên 34,5 nghìn tỷ USD vào năm 2030.

Quản lý dự án, như chúng ta từng biết, đã thay đổi đáng kể. Làm việc từ xa, các tiến bộ công nghệ và trí tuệ nhân tạo (AI) đang biến đổi quản lý dự án.

Chúng ta đang chuyển từ quản lý dự án truyền thống, tập trung vào trung tâm, sang cách tiếp cận hợp tác, dựa trên dữ liệu và tự động hóa nhiều hơn.

Các xu hướng quản lý dự án khác đang chiếm vị trí trung tâm bao gồm chăm sóc sức khỏe nhân viên để tăng năng suất, các phương pháp quản lý dự án kết hợp để linh hoạt hơn, quản lý dự án AI xoay quanh tự động hóa và tăng hiệu quả, và tập trung vào các kỹ năng mềm.

Hướng dẫn này sẽ thảo luận về các xu hướng đang thay đổi cách làm việc của các nhà quản lý dự án. Hãy cùng khám phá để hiểu cách đạt được mục tiêu của bạn như một nhà quản lý dự án. 🎯

Xu Hướng #1: Nâng Cao Quản Lý Dự Án Thông Qua AI và Tự Động Hóa

Hãy nhớ lại khi bạn phải xử lý các công việc lặp đi lặp lại như thu thập dữ liệu và tạo báo cáo dự án? AI ở đây để giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức cho những nhiệm vụ này.

Theo Gartner, trí tuệ nhân tạo sẽ thay thế 80% các công việc quản lý dự án vào năm 2030.

AI sẽ tự động hóa tất cả các nhiệm vụ thường xuyên, thậm chí cả những nhiệm vụ phức tạp, cho phép các nhà quản lý dự án tập trung vào tư duy chiến lược cấp cao, giải quyết các vấn đề phức tạp và quản lý các bên liên quan.

Với sự hỗ trợ của khả năng AI, bạn có thể bỏ qua những bước nhàm chán trong hành trình quản lý dự án của mình, giúp bạn trở thành một nhà quản lý dự án hiệu quả hơn và hiệu quả hơn.

Các công việc quản lý dự án được AI thực hiện:

• Ước lượng các thông số dự án: Xác định phạm vi dự án, tạo cấu trúc phân rã công việc (WBS) và ước lượng yêu cầu tài nguyên cho mỗi nhiệm vụ.
• Phân tích rủi ro: Xác định các rủi ro tiềm ẩn, đánh giá xác suất và tác động của chúng, và phát triển các kế hoạch giảm thiểu và dự phòng.
• Hình dung dữ liệu: Sử dụng các biểu đồ và sơ đồ thích hợp (ví dụ: biểu đồ Gantt, sơ đồ mạng) để đại diện cho dữ liệu dự án nhằm dễ dàng theo dõi và báo cáo.
• Tối ưu hóa phân bổ tài nguyên: Khớp các yêu cầu nhiệm vụ với kỹ năng của nhóm, cân bằng tài nguyên để tránh phân bổ quá mức hoặc thiếu hụt, và quản lý xung đột tài nguyên trên các dự án.
• Tạo ra các thông tin hiệu suất: Xác định các KPI, thiết lập các chuẩn mực, thu thập và phân tích dữ liệu hiệu suất, và tạo ra các báo cáo hiệu suất rõ ràng cho các bên liên quan.
• Ảnh hưởng đến các quyết định chính: Sử dụng dữ liệu và phân tích để hướng dẫn các đề xuất, truyền đạt trạng thái dự án và ủng hộ các quyết định phù hợp với mục tiêu dự án.

AI sẽ trở thành một phần của các hoạt động quản lý dự án của bạn, từ phân tích dữ liệu đến tạo báo cáo dự án.

Các công cụ AI cũng sẽ giúp bạn xác định và quản lý rủi ro dự án để tránh thất bại bằng cách cung cấp thông tin quý giá và hỗ trợ trong quá trình xem xét và giám sát.

Giờ đây, bạn có thể sử dụng AI cho các nhiệm vụ phức tạp hơn như tự động hóa thực hiện dự án và xử lý chi phí cũng như thời gian. Hãy cùng tìm hiểu một trong những công cụ AI hàng đầu để giúp bạn với nhiều khía cạnh của quản lý dự án.

Xu Hướng #2: Tầm Quan Trọng Ngày Càng Tăng Của Quản Lý Tài Nguyên Hiệu Quả

Quản lý tài nguyên liên quan đến việc sử dụng hiệu quả các tài nguyên của công ty trong một dự án. Các tài nguyên này bao gồm tài sản tài chính, vốn nhân lực và công nghệ thông tin.

Phân bổ tài nguyên một cách thông minh và kịp thời là rất quan trọng để đạt được kết quả dự án tối ưu.

Các công ty phải quản lý tài nguyên hiện có hiệu quả hơn, trong bối cảnh suy thoái kinh tế, các thách thức toàn cầu, và căng thẳng quốc tế ngày càng leo thang có thể ảnh hưởng đến việc khởi động và hoàn thành các dự án.

41% các nhà quản lý tài nguyên gặp thách thức và cần trợ giúp để có được cái nhìn sâu sắc về các tài nguyên có sẵn hoặc đối phó với việc thiếu hụt kinh phí.

Họ không thể chịu đựng được việc vượt quá ngân sách, tuyển dụng quá mức hoặc đầu tư sai lầm. Vì vậy, các công ty đang áp dụng các biện pháp để đảm bảo rằng mỗi tài nguyên được sử dụng đúng cách. Một số thay đổi trong lĩnh vực này bao gồm:

• Áp dụng các phương pháp tiếp cận khác nhau để sử dụng tài nguyên: Các tổ chức hiện đang sử dụng các phương pháp như Scrum và Kanban, và đầu tư vào các công cụ phân bổ và dự báo tài nguyên, tận dụng nguồn nhân lực toàn cầu, và nhiều hơn nữa.
• Dự đoán nhu cầu tài nguyên một cách chủ động: Các nhà quản lý dự án liên tục làm việc để dự báo nhu cầu tài nguyên trong tương lai dựa trên phạm vi dự án, thời gian, và các rủi ro tiềm ẩn.
• Luôn theo dõi thời gian và tìm cách tối ưu hóa: Theo dõi tiến độ và tạo báo cáo là con đường dẫn đến cải tiến liên tục. Ghi lại thời gian hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau, nghiên cứu khoảng cách, và phân tích hiệu suất làm việc chi tiết hơn có thể mang lại những thông tin quý giá.

Xu Hướng #3: Sự Dịch Chuyển Hướng Tới Làm Việc Từ Xa Và Môi Trường Làm Việc Linh Hoạt

Sự chuyển dịch sang các mô hình làm việc từ xa và kết hợp đã tái định nghĩa nơi làm việc. Dữ liệu gần đây từ Báo cáo Tình Trạng Làm Việc Từ Xa hàng năm của Buffer cho thấy 60% người làm việc từ xa trong năm 2023 thích làm việc từ xa, tăng 3% so với năm trước.

Xu hướng này đã ảnh hưởng đáng kể đến cách các dự án được quản lý trong môi trường ngày nay.

Nhân viên không còn cần phải chạy qua các bàn làm việc trong văn phòng để hoàn thành công việc. Họ có thể làm việc từ bất kỳ đâu trên thế giới và hợp tác qua Internet.

Làm việc từ xa cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ đâu, tăng cường tinh thần và hiệu suất tích cực.

Tuy nhiên, nó cũng mang đến một số thách thức:

• Giảm sự tương tác trực tiếp: Điều này có thể ảnh hưởng đến sự hợp tác và xây dựng mối quan hệ.
• Khó khăn trong giao tiếp: Điều này dẫn đến nguy cơ không đồng bộ giữa các đội ngũ phân tán.
• Tăng cường các lỗ hổng bảo mật mạng: Khi làm việc ngoài các mạng văn phòng truyền thống, nguy cơ bảo mật tăng lên.

Tuy nhiên, các nhà quản lý dự án có thể thành công trong việc thực hiện các dự án trong môi trường làm việc từ xa và kết hợp bằng cách:

• Ưu tiên giao tiếp và minh bạch: Thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng và kiểm tra định kỳ để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ.
• Sử dụng công cụ hợp tác hợp lý: Giúp nhóm làm việc hiệu quả với phần mềm quản lý dự án, hội nghị truyền hình, và nền tảng chia sẻ tài liệu.
• Khuyến khích văn hóa nhóm mạnh mẽ: Tạo ra cơ hội cho xây dựng nhóm ảo và chia sẻ kiến thức để duy trì sự kết nối.
• Giải quyết bảo mật mạng: Áp dụng các quy trình bảo mật mạnh mẽ và đào tạo nhóm về các thực hành tốt nhất trong việc bảo vệ dữ liệu.

Xu Hướng #4: Kết Hợp Các Phương Pháp Quản Lý Dự Án Agile

Trong năm 2024, các phương pháp Agile như Scrum và Kanban sẽ cung cấp sự linh hoạt để phản ứng nhanh chóng với các thay đổi, cho phép các đội ngũ điều chỉnh ưu tiên và cung cấp giá trị một cách liên tục.

Điều này rất quan trọng đối với quản lý dự án. Agile cũng cho phép lập kế hoạch thích ứng, liên tục tinh chỉnh các kế hoạch dựa trên phản hồi thời gian thực và ưu tiên thay đổi.

Agile là về sự linh hoạt, cải tiến liên tục, và làm việc cùng nhau như một nhóm mạnh mẽ.

Một số lợi ích chính của Agile bao gồm:

• Phản ứng nhanh chóng với thay đổi: Agile cho phép các đội ngũ điều chỉnh ưu tiên và kế hoạch theo các thay đổi yêu cầu của dự án hoặc phản hồi của khách hàng một cách nhanh chóng.
• Cải thiện chất lượng: Bằng cách thử nghiệm và phản hồi liên tục, Agile giúp các đội ngũ cải tiến sản phẩm hoặc dịch vụ một cách liên tục, đảm bảo chất lượng cuối cùng cao hơn.
• Tăng cường sự cộng tác: Agile khuyến khích sự cộng tác chặt chẽ giữa các thành viên trong đội ngũ, cũng như với khách hàng, giúp đạt được các mục tiêu chung một cách hiệu quả hơn.
• Tối ưu hóa quản lý rủi ro: Agile cho phép phát hiện và giải quyết các rủi ro sớm hơn trong quá trình phát triển dự án.

Xu Hướng #5: Tăng Cường Trí Tuệ Cảm Xúc (EQ) Trong Quản Lý Dự Án

Trí tuệ cảm xúc (EQ) đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của dự án. Các nhà quản lý dự án có EQ cao sẽ hiểu và quản lý tốt cảm xúc của mình, cũng như của người khác, tạo ra môi trường làm việc tích cực và hiệu quả hơn.

EQ trong quản lý dự án có thể giúp:

• Cải thiện sự cộng tác: EQ giúp các nhà quản lý dự án xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các thành viên trong đội ngũ, dẫn đến sự cộng tác hiệu quả hơn.
• Giải quyết xung đột: EQ giúp nhận diện và xử lý xung đột trong đội ngũ một cách hiệu quả, tránh làm gián đoạn tiến độ dự án.
• Tăng cường động lực: Một nhà quản lý dự án với EQ cao sẽ biết cách tạo động lực cho đội ngũ, đảm bảo họ luôn hăng hái và làm việc hết mình.

Trong năm 2024, sự phát triển EQ sẽ trở thành một yếu tố quan trọng trong việc đào tạo và phát triển các nhà quản lý dự án.

Xu Hướng #6: Mở Rộng Sử Dụng Các Công Cụ và Giải Pháp Quản Lý Dự Án Nâng Cao

Số lượng công việc, nhân viên và email mà các nhà quản lý dự án phải quản lý có thể trở nên quá tải. Để thành công, họ đang sử dụng các công cụ quản lý dự án tiên tiến như ClickUp, tận dụng sức mạnh của AI và mang lại nhiều lợi ích từ việc sử dụng chúng, chẳng hạn như:

• Tối ưu hóa tài nguyên: Tạo ra các lịch trình, đánh giá khả năng sẵn có và đảm bảo mức độ chính xác cao với các công cụ quản lý dự án tiên tiến.
• Lập kế hoạch năng lực: Quản lý và đo lường khả năng của nhóm với phần mềm quản lý dự án bằng cách hình dung lịch làm việc.
• Đánh giá và giám sát rủi ro: Tính toán các rủi ro tiềm ẩn với độ chính xác cao nhờ vào những công cụ này.

Xu Hướng #7: Nhu Cầu Về Quản Lý Thay Đổi Trong Quản Lý Dự Án

Ngay cả khi lập kế hoạch cẩn thận, các sự cố bất ngờ và chậm trễ có thể phát sinh, đòi hỏi phải điều chỉnh lịch trình, ngân sách và phân bổ tài nguyên ban đầu.

Quản lý thay đổi đã nổi lên như một xu hướng nổi bật trong quản lý dự án năm 2024.

Điều này chủ yếu do sự khó lường ngày càng tăng của các yếu tố khác nhau, từ việc giữ chân nhân tài đến nền kinh tế toàn cầu. Hơn nữa, quản lý thay đổi bao gồm cả khía cạnh con người và văn hóa, bao gồm các rào cản về giao tiếp và hợp tác, việc từ chức và các thách thức khác.

Một cách tiếp cận chiến lược đối với quản lý thay đổi có thể mang lại hiệu quả lớn, nhưng kỹ năng xác định đúng thời điểm để kết hợp và triển khai nó là vô giá.

Việc giải quyết các yêu cầu thay đổi là điều cần thiết để đi trước thị trường và vượt qua các thách thức trong quản lý dự án.

Hãy cùng tìm hiểu các bước quan trọng trong quản lý thay đổi hiệu quả trong một dự án đang diễn ra:

• Xây dựng niềm tin: Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc tích hợp các thay đổi một cách liền mạch là giành được niềm tin của nhân viên.
• Đưa ra lý do: Cung cấp lý do cho sự cần thiết của các thay đổi và giáo dục nhân viên về những lợi ích. Khi nhân viên hiểu về các nỗ lực thay đổi, họ sẽ làm việc tốt hơn.
• Kiên nhẫn: Điều quan trọng là bạn với tư cách là một nhà quản lý dự án phải hiểu rằng thay đổi sẽ diễn ra dần dần và có thể yêu cầu điều chỉnh lại lịch trình.

Xu Hướng #8: Sức Mạnh Của Phân Tích Dữ Liệu Trong Quản Lý Dự Án

Các nhà quản lý dự án hiện đang sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định sáng suốt hơn về những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả. Ngoài ra, việc thu thập và phân tích dữ liệu đã trở nên dễ dàng hơn nhiều nhờ vào sự hỗ trợ của AI.

Dữ liệu cung cấp cái nhìn toàn diện về khách hàng của bạn, bao gồm vị trí của họ và các tài nguyên cần thiết để phục vụ họ.

Nó cũng cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động nội bộ của tổ chức của bạn, chẳng hạn như hiệu suất của nhân viên và chi tiết dự án.

Tương Lai Của Quản Lý Dự Án

Các tổ chức có thể hưởng lợi đáng kể từ việc quản lý dự án bằng cách đón nhận các xu hướng hiện tại và tích hợp hỗ trợ được hỗ trợ bởi AI cùng với sự linh hoạt trong công việc từ xa.

Những chiến lược này không chỉ động viên nhân viên và nâng cao năng suất mà còn cung cấp lợi thế cạnh tranh trong ngành của họ.

Các Câu Hỏi Thường Gặp

1. Những xu hướng chính trong quản lý dự án là gì? Các xu hướng chính trong quản lý dự án bao gồm tích hợp AI, quản lý tài nguyên, quản lý thay đổi, và làm việc linh hoạt.
2. Xu hướng quản lý dự án trong năm 2024 là gì? Các xu hướng chính trong quản lý dự án năm 2024 bao gồm quản lý dự án kết hợp, phân tích dữ liệu, các công cụ quản lý dự án tiên tiến, tích hợp AI, văn hóa làm việc kết hợp, và trí tuệ cảm xúc.
3. ‘Xu hướng’ trong quản lý dự án có nghĩa là gì? Thuật ngữ ‘xu hướng’ đề cập đến những thay đổi và hướng đi mới nhất trong các sáng kiến quản lý dự án. Việc nắm bắt thông tin về các xu hướng mới nhất là điều cần thiết để duy trì tính cạnh tranh và tối đa hóa sự thành công của dự án.

Bài Viết Liên Quan:

[PM News] Khảo Sát Mức Lương Của Hiệp Hội Quản Lý Dự Án 2020