![[PM News] Kỹ Năng Quan Trọng Trong Quản Lý Dự Án Năm 2024](https://pm4u.vn/wp-content/uploads/2024/08/essential-project-manager-skills-2062461-final-300a73f3c77545a89641cc2e17a54bb5.png)
[PM News] Kỹ Năng Quan Trọng Trong Quản Lý Dự Án Năm 2024
Các công ty với mọi quy mô và ngành nghề thuê các nhà quản lý dự án để đảm bảo công việc quan trọng của họ được hoàn thành. Nhưng, nhà quản lý dự án là ai? Và họ làm gì?
Nhà quản lý dự án làm chính xác những gì cái tên gợi ý — họ quản lý các dự án. Cụ thể, họ lập kế hoạch cho một dự án từ đầu đến cuối. Họ phân chia dự án thành các nhiệm vụ, chỉ định thời hạn và người phụ trách cho từng nhiệm vụ. Dự án có thể là bất cứ thứ gì từ việc xây dựng một trang web đến việc viết một chính sách.
Nếu quản lý dự án (PM) là lĩnh vực mà doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi, nhóm MarketWatch Guides đã biên soạn hướng dẫn này. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách thuê một nhà quản lý dự án và những kỹ năng cần tìm ở một người.
Những Yếu Tố Làm Nên Một Nhà Quản Lý Dự Án Tốt
Để trở thành một nhà quản lý dự án hiệu quả, cần có một bộ kỹ năng đa dạng. Phần lớn công việc là quản lý con người và quản lý nhiệm vụ, vì vậy bạn cần các kỹ năng mềm như giải quyết vấn đề, tổ chức và lãnh đạo.
Nhiều vị trí nhà quản lý dự án cũng yêu cầu:
- Bằng cao đẳng hoặc đại học
- Một vài năm kinh nghiệm trong quản lý dự án
- Chứng chỉ về quản lý dự án
Các Kỹ Năng Quan Trọng Cần Có Trong Quản Lý Dự Án
Như đã đề cập trước đó, nhà quản lý dự án cần kỹ năng mềm cũng như kinh nghiệm và chứng chỉ quản lý dự án. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về những phẩm chất này:
Giao Tiếp và Hợp Tác
Nhà quản lý dự án sử dụng các điểm tiếp xúc chính thức và không chính thức, chẳng hạn như các cuộc họp nhóm, các kênh Slack và các cuộc kiểm tra 1:1, để đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều biết vai trò của họ trong việc hoàn thành dự án. Giao tiếp mở cũng tạo ra một không gian an toàn cho các thành viên trong nhóm thảo luận về những mối quan tâm, dẫn đến việc giải quyết xung đột nhanh chóng và lành mạnh.
Lãnh Đạo và Tầm Nhìn
Những nhà quản lý dự án tốt nhất là những người động viên các thành viên trong nhóm, dẫn dắt họ hướng tới mục tiêu chung. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng tránh khỏi sự phân tâm, đặc biệt nếu một dự án kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm. Trong trường hợp đó, nhiệm vụ của nhà quản lý dự án là nhắc nhở đội ngũ về tầm nhìn và tập trung trở lại vào nó.
Tổ Chức và Tập Trung
Các dự án mà nhà quản lý dự án giám sát có rất nhiều phần chuyển động. Trong suốt thời gian dự án, nhà quản lý phải cân bằng nhiều nhiệm vụ cùng một lúc và nộp các sản phẩm đúng thời hạn. Để giữ cho mọi thứ trên đà, nhà quản lý dự án có thể:
- Viết các ưu tiên hàng ngày trong sổ tay
- Đặt nhắc nhở cho các cuộc họp và thời hạn trong lịch
- Lên lịch các cuộc kiểm tra thường xuyên để theo dõi tiến độ giữa các nhóm
Quản Lý Tài Nguyên
Mỗi dự án đều có ngân sách. Trách nhiệm của nhà quản lý dự án là quản lý ngân sách đó. Họ phải phân bổ quỹ cho các nhiệm vụ và thành viên trong nhóm khác nhau và ghi chép việc phân bổ này để theo dõi số tiền đã chi tiêu. Họ cũng có thể có các trách nhiệm tài chính khác, chẳng hạn như thanh toán cho các công cụ của đội ngũ và phê duyệt lương của nhân viên.
Nhà quản lý dự án học các kỹ năng tài chính này bằng cách tham gia khóa học về tài chính và/hoặc theo dõi một nhà quản lý dự án có kinh nghiệm.
Quản Lý Thời Gian
Quản lý thời gian gắn liền với tổ chức. Nhà quản lý dự án có trách nhiệm quản lý thời gian của chính mình cũng như đảm bảo rằng các nhà quản lý nhóm có thể làm điều tương tự cho bản thân họ.
Dưới đây là một số mẹo mà các nhà quản lý dự án sử dụng cho chính mình và đội ngũ của họ:
- Loại bỏ sự phân tâm trong không gian làm việc (ví dụ: di chuyển đến phòng họp để làm việc tập trung).
- Thiết lập các ưu đãi để hoàn thành thời hạn (ví dụ: một khoảng thời gian 30 phút để xem video trên YouTube, một bữa tiệc pizza tại văn phòng).
- Sử dụng biểu đồ Gantt để theo dõi công việc đã hoàn thành và hiển thị các thời hạn sắp tới.
- Di chuyển và kéo dãn cơ thể mỗi giờ để có thời gian nghỉ ngơi và tăng cường năng lượng.
Trí Thông Minh Cảm Xúc
Trí thông minh cảm xúc là một thuật ngữ rộng. Trong thế giới của một nhà quản lý dự án, nó có thể có nghĩa là:
- Xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp với các thành viên trong nhóm để hiểu họ và hiểu lý do họ làm việc theo cách họ làm
- Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng cho các thành viên trong nhóm nhưng cũng kỷ niệm những chiến thắng của họ
- Cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm có sự bất đồng một cơ hội để giải thích quan điểm của họ
- Giữ bình tĩnh khi các thành viên trong nhóm bỏ lỡ thời hạn
Quản Lý Rủi Ro và Giải Quyết Vấn Đề
Những trở ngại là điều không thể tránh khỏi, nhưng nhiệm vụ của nhà quản lý dự án là giữ cho dự án đi đúng hướng mặc dù có chúng. Nhà quản lý dự án có thể dự đoán một số trở ngại tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra. Đối với những điều mà họ không thấy trước, họ phải tự hỏi:
- Vấn đề là gì?
- Tại sao điều này xảy ra?
- Làm thế nào chúng ta có thể khắc phục nó?
- Làm thế nào chúng ta có thể ngăn chặn điều này xảy ra lần nữa trong tương lai?
Các Khung Quản Lý Dự Án
Bây giờ, chúng ta sẽ khám phá các kỹ năng kỹ thuật cụ thể của quản lý dự án. Các khung hoặc cấu trúc PM là những cách tổ chức các dự án. Dưới đây là một số khung phổ biến nhất:
- Waterfall: Phương pháp Waterfall chia dự án thành các nhiệm vụ phải xảy ra theo thứ tự. Bạn không thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo cho đến khi nhiệm vụ trước hoàn tất.
- Agile: Khung Agile chia công việc thành các đợt ngắn. Mỗi đợt kéo dài từ hai đến bốn tuần với thời gian để lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá. Phương pháp này phổ biến với các nhà quản lý dự án làm việc trong lĩnh vực phát triển phần mềm.
- Scrum: Scrum là một loại khung Agile. Nó hoạt động theo cách tương tự như phương pháp Agile cơ bản, thêm vào một bước để tổ chức các cuộc họp đứng hàng ngày để kiểm tra tiến độ.
- Kanban: Phương pháp Kanban là một cách tổ chức và hình dung từng bước trong dự án. Hình dung này được gọi là bảng Kanban. Nó có một cột cho mỗi bước trong quy trình. Khi một mục di chuyển từ bước này sang bước khác, bạn kéo nó đến cột tiếp theo.
Chứng Chỉ Quản Lý Dự Án
Tương tự như cách chứng chỉ giảng dạy chứng minh cho các trường học rằng ứng viên có kinh nghiệm trong lớp học, nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu chứng chỉ để xác nhận năng lực của các nhà quản lý dự án. Dưới đây là một số chứng chỉ quản lý dự án phổ biến:
- Chuyên Gia Quản Lý Dự Án (PMP): PMP là chứng chỉ bạn có thể nhận để chứng minh rằng bạn là chuyên gia trong lãnh đạo dự án và con người. Nó được cấp bởi Viện Quản Lý Dự Án (PMI).
- Chứng Nhân Associate trong Quản Lý Dự Án (CAPM): CAPM là một chứng chỉ khác của PMI. Nó chứng minh kiến thức cơ bản về quản lý dự án cho những người mới bước vào lực lượng lao động.
- Chứng Nhận PMI Agile Practitioner (PMI-ACP): Có chứng chỉ PMI-ACP công nhận rằng bạn thành thạo phương pháp Agile trong quản lý dự án.
- Certified ScrumMaster (CSM): CSM là chứng chỉ cơ bản xác nhận sự hiểu biết của bạn về các nguyên tắc Scrum cơ bản.
Viện Quản Lý Dự Án (PMI) là một tổ chức dựa trên hội viên. PMI tạo ra một nơi gặp gỡ cho các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp, với gần 1 triệu thành viên ở 200 quốc gia. Vì PMI được đánh giá cao và nổi tiếng, các chứng chỉ của họ là một trong những chứng chỉ được tin cậy nhất, đó là lý do chúng tôi đã đưa ba chứng chỉ vào danh sách trên.
Phần Mềm Quản Lý Dự Án
Phần mềm là huyết mạch của quản lý dự án. Hầu như mỗi nhà quản lý dự án đều sử dụng một công cụ để theo dõi tiến độ của các dự án. Dưới đây là các giải pháp phần mềm xếp hạng cao nhất trong nghiên cứu của chúng tôi:
- ClickUp: ClickUp là phần mềm quản lý dự án với các tính năng theo dõi thời gian, lưu trữ tài liệu, động não và nhiều hơn nữa.
- monday.com: monday.com thực hiện quản lý dự án, nhưng nó cũng có các tính năng cho marketing và quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM).
- Smartsheet: Smartsheet có nhiều tính năng quản lý dự án cụ thể và độc đáo, bao gồm quy trình làm việc tùy chỉnh tự động, các chế độ xem (ví dụ: Gantt, lịch, lưới) và bình luận.
Cách Phát Triển Kỹ Năng Quản Lý Dự Án
Các kỹ năng cứng, chẳng hạn như nhận chứng chỉ và tích lũy kinh nghiệm, là những cách dễ dàng để gia nhập lĩnh vực quản lý dự án. Khác với kỹ năng mềm, chúng có thể được nhận diện rõ ràng với nhà tuyển dụng. Tiếp tục đọc để tìm hiểu cách phát triển những kỹ năng này.
Nhận Chứng Chỉ
Để trở lại các chứng chỉ cơ bản từ trên, đây là cách để nhận được chúng:
- PMP: PMP là một kỳ thi 180 câu hỏi. Chi phí để tham gia kỳ thi là $405 cho các thành viên PMI và $575 cho những người không phải thành viên.
- CAPM: CAPM là một kỳ thi ba giờ với 150 câu hỏi. Nó có giá $225 cho các thành viên và $300 cho những người không phải thành viên.
- PMI-ACP: PMI-ACP là một kỳ thi nhiều lựa chọn với 120 câu hỏi có giá $435 cho các thành viên và $495 cho những người không phải thành viên.
- CSM: CSM là một kỳ thi một giờ với 50 câu hỏi. Nó được tổ chức bởi Scrum Alliance với giá $360.
Tích Lũy Kinh Nghiệm
Khi bạn có chứng chỉ quản lý, bạn có thể sử dụng chứng chỉ đó để thuyết phục nhà tuyển dụng cân nhắc bạn cho một vai trò quản lý dự án cấp thấp. Một bằng cấp trong một lĩnh vực liên quan, chẳng hạn như kinh doanh, cũng có thể giúp bạn có được công việc PM. Khi bạn gia nhập lĩnh vực PM, bạn có thể đưa điều đó vào sơ yếu lý lịch của mình như là kinh nghiệm để sử dụng cho các ứng dụng công việc trong tương lai.
Kết Luận
Chìa khóa để trở thành một nhà quản lý dự án thành công là phát triển các kỹ năng mềm linh hoạt và các kỹ năng kỹ thuật PM đặc thù. Những người mới và hiện tại trong lĩnh vực quản lý dự án, những người đánh giá điểm mạnh của mình và tìm kiếm giáo dục cho những lĩnh vực còn thiếu, đang trên con đường đạt được thành công nghề nghiệp.
Câu Hỏi Thường Gặp Về Kỹ Năng Quản Lý Dự Án
1. Những kỹ năng mềm và kỹ năng cứng nào là ví dụ cho các quản lý dự án?
- Kỹ Năng Mềm:
- Giải Quyết Vấn Đề: Khả năng nhận diện vấn đề và phát triển giải pháp hiệu quả.
- Tổ Chức: Kỹ năng trong việc cấu trúc các nhiệm vụ và tài nguyên một cách hiệu quả.
- Quản Lý Thời Gian: Khả năng ưu tiên các nhiệm vụ và quản lý thời gian một cách hiệu quả.
- Lãnh Đạo: Khả năng truyền cảm hứng và hướng dẫn nhóm đạt được mục tiêu dự án.
- Kỹ Năng Cứng:
- Kinh Nghiệm Quản Lý Dự Án: Kinh nghiệm trước đó trong việc quản lý dự án, bao gồm việc giám sát ngân sách, thời gian và động lực nhóm.
- Chứng Chỉ: Các chứng chỉ liên quan như Project Management Professional (PMP), Certified ScrumMaster (CSM), hoặc Certified Associate in Project Management (CAPM), xác nhận sự thành thạo trong các phương pháp và thực tiễn quản lý dự án.
2. Điều gì làm cho một quản lý dự án hiệu quả ngoài khả năng kỹ thuật?
Một quản lý dự án hiệu quả cần có nhiều kỹ năng mềm quan trọng ngoài khả năng kỹ thuật:
- Lãnh Đạo: Khả năng động viên và chỉ đạo các thành viên trong nhóm để đạt được thành công của dự án.
- Giải Quyết Vấn Đề: Kỹ năng xử lý và giải quyết các vấn đề phát sinh trong dự án.
- Giao Tiếp: Khả năng giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan, thành viên nhóm và khách hàng để đảm bảo sự rõ ràng và đồng thuận.
- Tổ Chức: Khả năng cấu trúc nhiệm vụ, tài nguyên và thời gian một cách hiệu quả.
- Quản Lý Tài Nguyên: Kỹ năng phân bổ và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả.
- Quản Lý Thời Gian: Khả năng quản lý thời gian và hạn chót hiệu quả để giữ cho dự án đi đúng hướng.
- Trí Tuệ Cảm Xúc: Hiểu và quản lý cảm xúc của bản thân cũng như thông cảm và ảnh hưởng đến cảm xúc của người khác.
3. Một quản lý dự án làm gì?
Một quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho dự án từ đầu đến cuối. Các trách nhiệm chính bao gồm:
- Phân Tách Dự Án: Chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ quản lý được.
- Phân Công Nhiệm Vụ: Phân bổ từng nhiệm vụ cho một thành viên hoặc phòng ban cụ thể.
- Đặt Hạn Chót: Xác định thời hạn hoàn thành cho từng nhiệm vụ để đảm bảo tiến độ.
- Giám Sát Tiến Độ: Theo dõi tiến độ các nhiệm vụ và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
Nói chung, một quản lý dự án đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi và ngân sách bằng cách phối hợp hiệu quả các tài nguyên và quản lý chu kỳ sống của dự án.
